Авторы: Владимир Нешкес, Екатерина Пужанова, Наталья Мещерекова
Во многих компаниях формально есть всё или почти всё: регламенты управления проектами и программами, процедуры по стадиям (прединвестиционная проработка, FEED, stage‑gate, др.), стандарты по инжинирингу, закупкам, строительству, пусконаладке, множество информационных систем, поддерживающих процессы управления проектами (платформы данных, системы управления графиками и бюджетами, электронный документооборот и архив и т.п.).
Тем не менее проектные решения часто принимаются вне формальных процедур, документы и отчёты заполняются «задним числом», под уже состоявшиеся шаги, на площадках действуют свои «правила игры», отличные от «бумажных», сотрудники перегружены, постоянно «тушат пожары» и утрачивают доверие к формализованным процедурам.
Задача этого обзора — системно разобрать, почему на самом деле так происходит, где лежат корневые причины, почему простое переписывание регламентов и внедрение новых ИТ‑систем не решает проблему.
При этом важно оговориться, что у любой подобной проблемы почти всегда есть не одна, а целый комплекс причин. Мы все склонны выделять в нём прежде всего то, что ближе к нашему опыту и исполняемой нами роли. Так, например, инженер прежде всего фиксирует проблемы инжиниринга, финансист – бюджетные ограничения, юрист – контрактную рамку, ИТ‑специалист – несовершенство систем. Как выглядит картина на самом деле – вопрос сложный и многослойный, и вариантов правдоподобных объяснений здесь может быть довольно много.
В этом обзоре мы, опираясь на 25‑летние наблюдения за реализацией проектов в разных отраслях, предлагаем один из возможных и, как нам представляется, достаточно комплексных взглядов, который обобщает наиболее часто высказываемые участниками проектов мнения о причинах неработающих процедур.
Условно можно выделить три исторические волны, которые сформировали современную ситуацию.
Волна 1: инженерно‑производственная (до 1990‑х)
Волна 2: стандартизация управления проектами (1990‑е – 2000‑е)
Волна 3: цифровизация и интеграция жизненного цикла (2010‑е – по настоящее время)
Во всех трёх волнах просматривается одна закономерность: формальная сторона (инструкции, ИТ, отчётность) опережает содержательную (качество инженерии, данных, решений и компетенций).
Любая проектная процедура опирается на исходные данные работает, если они достаточно достоверные, поступили в достаточном объёме и нужном формате. Основной источник этих данных в проектах промышленного, инфраструктурного и гражданского строительства — результаты инжиниринговых процессов и связанная с ними документация.
Вот типичная цепочка:
Иными словами, цепочки данных «рвутся» из-за разных версий документации и понимания объёмов, появлением локальных «истин» у разных функций, растущей нагрузки на сотрудников и коммуникации.
Таким образом, проблемы с тем, что «процедуры не работают» часто начинаются не с процедур, как таковых, а с качества инженерной проработки и исходных данных, на которых эти процедуры базируются.
Ниже, в Таблице 1 представлен краткий обзор факторов, влияющих на работоспособность проектных процедур, с экспертной оценкой их относительной значимости (важности), как для Заказчика, так и EPC‑подрядчика (по наблюдениям и опросам респондентов в различных отраслях за 25 лет).
Таблица 1. Обзор факторов влияния на работоспособность проектных процедур
Шкала относительной значимости (1–5),
где 1 — относительно низкая важность, 5 — относительно критическая важность.
|
Группа факторов |
Краткое описание факторов |
Важность для Заказчика (1–5) |
Важность для EPC-подрядчика (1–5) |
|
Несовпадение целей, стимулов и KPI |
Разрыв между стратегическими целями, контрактными показателями и реальными стимулами людей; «игра» с цифрами, ориентация на формальное соблюдение процедур, а не на результат |
4 |
3 |
|
Организационный дизайн и культура |
Разрыв между «центром» и «площадкой», доминирование функциональных «вертикалей» компании над проектными командами, страх эскалации и ответственности, культура избегания «плохих новостей» |
4 |
4 |
|
Компетенции и ресурсы |
Недостаток квалификации, «перегруз» ключевых сотрудников, текучесть кадров, замещение осмысленного управления механическим следованием (или игнорированием) процедур |
3 |
5 |
|
Качество инженерной проработки и процедур формирования исходных данных |
Качество инжиниринга на всех стадиях (концепт, FEED/ТЭО, ПД, РД), полнота и согласованность исходных данных и проектной документации
|
5 |
5 |
|
Информационные системы и интеграция данных |
Набор и интеграция информационных систем (EDMS, BIM, ERP, системы управления графиками и др.), способы распространения данных;
|
2 |
3 |
|
Контрактно-правовая рамка и распределение рисков |
Типы контрактов и распределение рисков, стимулирующие минимально допустимое исполнение процедур и максимизацию претензий, а не совместное управление рисками и, по сути, проектом. Второй момент – избыточная жёсткость условий и штрафных механизмов |
3 |
4 |
|
Внешние директивные ограничения и финансирование |
Директивные сроки и бюджеты (политические, регуляторные, корпоративные), требования банков и госорганов
|
4 |
5 |
|
Временное давление и «пожарный режим» |
Хроническое опоздание с базовым инжинирингом, запоздалые инвестрешения, постоянное ощущение, что «строить надо было вчера». Сжатие времени на качественный инжиниринг и выполнение инжиниринговых процедур, работа в режиме постоянного аврала |
2 |
4 |
Теперь постараемся разобрать каждую группу факторов отдельно.
Суть вопроса
Почему это разрушает процедуры
Отличия Заказчик / EPC-подрядчик
Суть вопроса
Почему это разрушает процедуры
Отличия Заказчик / EPC-подрядчик
Суть вопроса
Почему это разрушает процедуры
Отличия Заказчик / EPC-подрядчик
Поскольку это представляется корневым фактором, постараемся его рассмотреть более пристально.
Качество инженерной проработки и процедур формирования исходных данных - это не просто наличие выполненных стадий Концепт, FEED/ТЭО, ПД, рабочая документация, а ответ на вопрос, насколько технические решения и инженерные данные по проекту достаточно продуманы, согласованы и оформлены, чтобы по ним можно было реально планировать, считать, закупать и строить, не придумывая всё заново в процессе.
И это сразу «включает» два слоя:
Вопрос: достаточно ли глубоко и детально проработаны: технологическая схема, объёмно‑планировочные и конструктивные решения, инженерные сети и системы, насколько корректно рассчитан баланс мощностей, энергоносителей, сырья и продуктов.
Плохой пример: есть общая схема, но габариты не уточнены, привязки к реальной площадке нет, нагрузки и режимы работы даны с большим допуском, вспомогательные системы - «разберёмся по ходу». На такой базе можно создать отчёт и сделать убедительную для руководства презентацию, но нельзя надёжно посчитать объёмы, сроки, стоимость и требования к закупкам.
Речь о том, согласованы ли между собой разделы проекта (технология, конструктив, архитектура, сети, автоматизация и т.д.), насколько и где именно разнятся версии выпущенной документации (учтены ли обновления во всех связанных частях), согласованы ли всеми допущения и расчёты (нет ли ситуации, когда технологи считают одно, конструкторы — из других предпосылок, а сметчики — из третьих).
Типовой антикейс:
Изменения в инженерных решениях неизбежны. Вопрос не в том, «есть ли изменения», а в том, происходят ли они осознанно и управляемо и через понятный процесс согласования и оценки последствий, или же изменения размазываются во времени, например:
Качество инженерной проработки - высокое, когда основные ключевые решения приняты до заключения крупных контрактов и закупки оборудования длительного цикла изготовления. Тогда дальнейшие изменения будут относительно редкими, достаточно обоснованными, их влияние на сроки и стоимость будут заранее анализироваться.
Если инженерные решения «плавают» в течение всего проекта — это признак низкого качества проработки, даже если томов документации выпущено очень много.
Важно не только то, что инженерные данные существуют, но и то, что они:
Если проектировщик выдал данные в удобном ему виде, то планировщик, сметчик и снабженец будут вручную адаптировать их «под себя» и это означает низкое качество инженерной проработки, даже если расчёты технически правильны.
Это не о «бумагах ради бумаг». Речь о наборе правил и шагов, которые обеспечивают:
Если подобных процедур в инжиниринговой сфере нет или они формальны, неизбежно возникнут разрозненные данные, которые не совпадают между функциями и системами, рвущиеся цепочки информации, сотрудники будут вынуждены «додумывать» и «допроверять» всё вручную, будет кратно расти нагрузка, а мотивация — падать.
Схематично цепочка причинно‑следственных связей выглядит следующим образом (Рисунок 1):
Рисунок 1. Типичная цепочка влияния фактора качества инженерной проработки проекта
Данный фактор мы предлагаем оценивать как корневой, потому что пока «инжиниринг и данные» остаются слабым звеном, любые попытки улучшать процедуры на «верхних этажах» (управление рисками, стоимостью, сроками, портфелем, внедрение цифровых систем и т.п.) дают лишь ограниченный эффект, который необходимо постоянно поддерживать.
Отличия влияния данного фактора на Заказчика и EPC-подрядчика
Суть вопроса
Системы управления документацией (EDMS), информационного моделирования (BIM), ERP, электронных инструментов планирования и различных систем отчётности и др. обеспечивают ли:
Это серьезное препятствие, но нам представляется, что это - не коренная причина
Если инженерные и управленческие данные изначально «плохие», информационные системы не смогут превратить их в «хорошие». Максимум возможного — сделать ошибки и противоречия видимыми, но чаще — они просто размножаются в разных системах.
Отличия Заказчик / EPC-подрядчик
Суть вопроса
Типы контрактов (фиксированная цена, возмещение затрат, гибриды), распределение рисков (кто несёт риски по срокам, стоимости, объёму, качеству, изменениям), степень «карательности» условий по штрафам, удержаниям, императивности требований к отчётности.
Почему это важно, но все же выглядит вторичным
Отличия Заказчик / EPC-подрядчик
Суть вопроса
Политические, регуляторные, корпоративные директивные сроки и бюджеты, требования государственных органов, банков и т.д. вносят безусловные ограничения на работоспособность процедур, особенно которые не были приспособлены к новым условиям.
Почему это разрушает процедуры
Сроки и бюджеты проектов задаются от желаемого результата, а не от реалистичной оценки ситуации и возможностей. И поскольку время и ресурсы на качественный инжиниринг (особенно на ранних стадиях), изыскания, анализ альтернатив сжимается, такие процедуры, как например, выбор площадки, оценка запасов (для добычных и перерабатывающих проектов), анализ рынка и логистики, сценарный анализ и т.д. превращаются в ритуал: формально что‑то делается, но решения уже приняты.
Отличия Заказчик / EPC-подрядчик
Суть вопроса
Хроническое опоздание с запуском проектов, с принятием инвестрешений, с началом инжиниринга, постоянное ощущение «надо было начинать вчера».
Почему это разрушает процедуры
Отличия Заказчик / EPC-подрядчик
У Заказчика фактор важен, но чаще уже действует, следствие предыдущих решений (в конкретном проекте может ощущаться, но вопросы типа «…почему так поздно начали…» лежат выше.
У EPC-подрядчика – это ежедневная реальность: вся культура процедур подстраивается под авральный режим (работает только то, что прямо поддерживает выполнение СМР, ПНР и закрытие объёмов).
Для иллюстрации приведём несколько укрупнённых сценариев (Таблица 2).
Таблица 2. Типичные сценарии, когда процедуры перестают работать
|
Сценарий |
Краткое описание |
Ключевые корневые причины |
|
«Инжиниринг для галочки» |
FEED/ТЭО, выбор площадки, оценка рынка и запасов (для добычных и перерабатывающих проектов) выполняются формально; решения о запуске и контрактовании принимаются раньше завершения проработки |
Директивные сроки и бюджеты; разрыв целей и KPI; слабые требования к качеству инженерных данных |
|
«Две реальности: документы и площадка» |
В EDMS/BIM/ERP красивая картина и процедурная «чистота»; на площадке — постоянные доработки «по месту», иные объёмы и последовательности работ |
Плохое качество рабочей документации; слабая интеграция между инжинирингом и строительством; перегруз и дефицит компетенций, особенно на площадке |
|
«Контрактная оборона вместо совместного управления» |
Основные усилия EPC направлены на фиксацию оснований для претензий и защиту от штрафов, а не на совместное снижение рисков и управление проектом |
Жёсткая передача рисков подрядчику в контрактах; несовпадение стимулов; отсутствие механизмов совместного управления (вместо инструментов типа alliancing / IPD) |
|
«Цифровой фасад» |
Внедрены сложные ИТ‑системы, но данные в них неполные, противоречивые; сотрудники параллельно ведут учёт в Excel и мессенджерах |
Слабое качество инженерных и исходных данных; отсутствие владельцев данных; попытка автоматизировать «как есть» без переосмысления процессов |
Проектных процедур достаточно много, они синхронизированы со всеми проектными процессами, процедуры связаны между собой, влияют друг на друга. Первый вопрос: насколько компании готовы к немалым затратам на управление качеством, чтобы разработать, а далее поддерживать в актуальном и, главное, в рабочем состоянии ВСЕ процедуры? Второй вопрос: а возможно ли технически удерживать долгое время в рабочем состоянии портфель из 200-300 процедур, даже если их распределить по зонам ответственности?
Соответственно необходимо выстроить приоритеты. При выборе, какие процедуры необходимо в первую очередь «поднимать», важно опираться на причинно‑следственные связи их влияния на проекты. Попробуем это проанализировать.
Если эти контуры слабы, любые требования к EPC‑подрядчику по «красивым процедурам» превращаются в формальность: подрядчик будет вынужден компенсировать дефекты исходных решений «по месту», а у Заказчика получится формально управляемый, но фактически непредсказуемый проект.
В этой ситуации выживание EPC‑подрядчика зависит от того, насколько он:
При слабых процедурах в этих зонах EPC‑подрядчик погружается в постоянный «пожарный режим», где формальное соблюдение регламентов и отчётности вытесняет реальное управление.
Исходя из этой логики, ниже, в Таблице 3 предлагается перечень из ТОП-20 процедур, на которых обеим сторонам имеет смысл сосредоточиться в первую очередь (по наблюдениям за 25 лет и результатам опросов респондентов).
Таблица 3. Видение наиболее приоритетных ТОП-20 процедур для Заказчика и EPC-подрядчика
Для каждой процедуры указана её относительная важность внутри ТОП-списка, где
1 — низкий приоритет, 5 — критический приоритет.
|
Процедура |
Приоритет для Заказчика
|
Приоритет для EPC-подрядчика
|
|
Обоснование инвестиций и бизнес-кейс |
5 |
1 |
|
Анализ целесообразности участия в проекте |
- |
5 |
|
Устав проекта и назначение руководителя проекта |
4 |
1 |
|
Анализ и управление заинтересованными сторонами |
2 |
2 |
|
Коллегиальное управление проектом (проектный/инвестиционный/тендерный комитеты) |
4 |
1 |
|
План реализации проекта и контрольный базис |
5 |
5 |
|
Управление объёмом работ и границами обязательств |
5 |
5 |
|
Планирование и управление инжинирингом |
5 |
5 |
|
Управление базисом проектирования и изменениями в технических решениях |
5 |
5 |
|
Планирование сроков и управление графиком |
3 |
5 |
|
Планирование стоимости и управление бюджетом |
4 |
5 |
|
План управления рисками |
5 |
4 |
|
План управления закупками и поставками |
4 |
5 |
|
Управление качеством в проекте |
3 |
4 |
|
Управление охраной труда, безопасностью и экологией |
3 |
4 |
|
Управление информацией и документацией, единая среда данных |
2 |
3 |
|
Управление изменениями по объёму, срокам и стоимости |
5 |
5 |
|
Управление контрактами и претензиями |
4 |
5 |
|
Управление строительством и фронтом строительно-монтажных работ |
2 |
5 |
|
Пусконаладочные работы, ввод в эксплуатацию и операционная готовность |
5 |
4 |
Данное распределение зон концентрации первоочередных усилий для Заказчика и EPC-подрядчика демонстрирует объективную разницу в подходах участников: