На сегодняшний день термин «Управление проектами» уже прочно вошел в обиход руководителей российских организаций. С каждым годом все в большей степени ощущается необходимость внедрения современных методов управления проектами.

Управление проектами в бизнесе

Условия ведения бизнеса в современных условиях диктуют для руководителей новые правила, а именно использование систем корпоративного управления проектами. Вам наверное нужна система управления проектами и задачами? С каждым годом все больше компании разрабатывают собственные или приобретают готовые решения по управлению бизнес процессами. Ведь любая компания имеет свою структуру и намеченные цели, которые нужно достичь в указанные сроки, но при этом максимально сократить затраты. Ниже мы привели пример системы управления проектами обзор.

На бумаге решить такие задачи очень сложно, поэтому нужно использовать современные информационные технологии. Поэтому появилась потребность в создании корпоративных систем управления проектами и задачами (СУП), которые позволяют не только управлять всеми процессами в проекте, но производить аудит и аналитическую обработку всех имеющихся данных. Это касается материальных и трудовых затрат, использования материально-технических и финансовых активов в пределах одной компании или холдинга.

Из чего состоит система управления проектами и задачами?

На протяжении последних 30 лет программное обеспечение по управлению проектами используется в бизнесе. Изначально это были приложения на мейнфреймах, а сегодня разработаны полноценные программы для компьютеров. Первые ОС были монофункциональными и ограничивались работой с одним небольшим проектом и небольшим количеством задач.

Значительные улучшения произошли в конце прошлого века. Многие компании хотели сократить затраты и производить контроль в организации и реализации различных проектов. Вся информация должна быть объединена в единой системе. В современных системах управления проектами и задачами можно управлять сотрудниками компании, поставками и закупками, бюджетированием. Они работают не над одним проектом или задачей, а объединяют все проекты компании, которые могут внутренними или внешними. Основные возможности вы можете увидеть на диаграмме, изображенной на фотографии 1:

Рисунок 1: Процессы корпоративного управления проектами

Система управления проектами объединяет в себе такие компоненты, как организация, планирование, координация, контроль и управление компанией. Работа может производиться, как над одним проектом, так и над проектами и задачами, которые реализовываются компанией. Это необходимый инструмент для достижения поставленных целей за счет использования современных технологий и методик.

Сегодня на рынке представлен ряд программ, которые разработаны для управления проектами. Это могут быть простые приложения, которые не поддерживают сетевую работу, и используются для решения неложных задач. А также есть современное ПО, которое имеет сложную архитектуру и поддерживает многопользовательское использование. Такие программы позволяют сотрудникам компаний работать с информацией проекта, выполнять различные манипуляции и обеспечивать рост рентабельности проекта.

Корпоративная система управления проектами должна отвечать следующим требованиям:

·         Работа сразу над всеми проектами компании, независимо от их размеров.

·         Система может быть связана с другими программными продуктами.

·         В системе имеется организационная структура.

·         Система оснащена функцией управления рисками.

·         Поддерживаются эффективные методики планирования и контроля выполнения работ.

·         В проекте можно выставить неограниченное количество целей.

·         Можно создать различные папки с разными проектами.

·         Работать одновременно с системой могут все сотрудники с допуском.

·         Можно распределить роли для каждого участника.

·         Доступ к информационным базам проекта.

Основные функции управления

К основным функциям системы управления проектами и задачами относятся следующие:

1.      Управление папками:

·         Сопоставление выполненных действий с намеченными целями, определение важных задач по достижению желаемого результата.

·         Оптимизация цепочки «цель – время – затраты – риски – качество».

·         Влияние на развитие компании.

·         Отслеживание ключевых направлений проекта в процессе принятия управленческих решений.

 

2.      Управление ресурсами:

·         Возможность урегулирования «конфликтов», которые могут возникать в разных подразделениях компании.

·         Распределение ресурсов между подразделениями.

·         Ситуационный анализ по схеме «что-если» во время принятия решений по внесению изменений в проекте.

·         Определение требуемых трудовых и нетрудовых активов.

 

3.      Коммуникация:

·         Внешняя и внутренняя связь между отдельными командами проекта, с региональными представительствами, компаньонами и поставщиками.

·         Модификация информационной организации.

·         Увеличение мер безопасности по доступу к информационной базе.

·         Создание команда онлайн, которые будут работать над проектом.

 

4.      Управление проектом:

·         Связь внутри проекта и между отдельными проектами.

·         Географическое распределение сложных проектов с большими командами.

·         Возможность прогнозировать риски.

·         Своевременное определение коллизий и отклонений.

·         Каждый участник получает свою долю информации.

 

5.      Управление процессами:

·         Автоматическое сохранение и аналитика выполненных работ в работе над проектом.

·         Система идентификации и определение рисков, которые могут возникнуть в будущем.

·         Интеграция различных программных продуктов и приложений.

·         Использование готовых шаблонов и планов неоднократно.

Основные критерии управления проектами

К основным критериям по управлению проектами относится:

·         Легкость, многопользовательские возможности, создание неограниченного количества задач, настройки масштабирования.

·         Хранение больших объемов информации по проекту и всей организации.

·         Распределение задач между сотрудниками, составление расписаний, графиков, составление отчетов.

·         Каждый сотрудник компании имеет собственный инструмент для выполнения своих обязанностей.

Почему Primavera? Системы управления проектами обзор.

В каждой современной организации есть огромное количество текущей работы, которая никак не документируется и не отслеживается, как работа по тому или иному проекту. Однако зачастую такая работа занимает 70% рабочего времени, поэтому она должна учитываться в корпоративной системе для ее дальнейшего анализа и поиска возможных путей оптимизации таких работ. Во многих случаях, работа по проекту документируется, как результаты, документы, знания, инструкции и процессы. Учет и управление всем объемом данных по проектам и ресурсам организации требует архитектуры, которая будет направлена не только на хранение большого количества информации, но и организована для облегчения навигации по проектам и всем связанным данным.

Компания Primavera Systems разработала серию программных продуктов Primavera Enterprise, позволяющих создать корпоративную систему управления проектами. Пакет Primavera Enterprise удовлетворяет всем приведенным выше требованиям к программному обеспечению для корпоративного управления проектами и обладает рядом дополнительных специальных функций.

В отличие от других современных средств для управления проектами, архитектура Primavera Enterprise разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам. Специализированные структуры - структура предприятия (EPS), организационная структура (OBS), структура декомпозиции работ (WBS), портфели проектов, иерархическая структура кодирования, иерархическая структура ресурсов (RBS), структура ролей ресурсов и квалификаций - обеспечивают дополнительные возможности хранения проектной информации, совершенствуя процессы доступа и управления большими объемами данных по проектам, пакетам работ и ресурсам.

Ключевой структурой при организации корпоративной системы является структура проектов предприятия (EPS). EPS - это иерархическая структура базы данных проектов. Каждый узел (уровень) EPS декомпозируется на программы и проекты, которые должны быть выполнены в рамках организации. EPS используется для бюджетирования проектов, многопроектного управления, и определения прав доступа к информации.

Далее, проекты подвергаются дальнейшей декомпозиции на отдельные фазы и стадии - такая иерархия называется структурой декомпозиции работ (WBS). Каждый проект имеет собственную иерархию WBS с верхним уровнем эквивалентным проекту. Каждый пакет (элемент) WBS может содержать более детальные пакеты WBS, работы или и то и другое.

WBS - это иерархия работ, которые должны быть выполнены для завершения проекта. Она определяет продукт или услуги, которые должны быть произведены в рамках конкретного проекта.

Построение целостной корпоративной матрицы управления проектами невозможно без описания организационной структуры (OBS) и определения соответствия между ее элементами и элементами структуры EPS и WBS. OBS - это глобальная иерархическая структура, описывающая структуру ответственных по проектам организации. Обычно OBS отображает структуру управления организации, с уровня высшего руководства до руководителей различных уровней.

Ответственные исполнители могут быть связаны с их областями ответственности из EPS - узлами или отдельными проектами.

OBS также используется для назначения пользователям специфических привилегий при доступе к проектам и пакетам работ (WBS) проектов.

Связь структур EPS, WBS и OBS в рамках корпоративной системы управления проектами приведена на рисунке 2.

Рисунок 2: Структуры корпоративной системы управления проектами

Пакет Primavera Enterprise поддерживает выполнение следующих функций:

Необходимые элементы корпоративной системы управления проектами	Возможности программного обеспечения Primavera
Управление портфелями проектов	Настраиваемые пользователем портфели проектов и структура кодирования позволяют осуществлять всесторонний анализ проектов по всем необходимым критериям. Представления уровня проектов и портфелей дают возможность оперативного контроля данных, расчета влияния рисков проекта, ресурсного и стоимостного анализа на уровне портфелей проектов и организации в целом. Наглядное графическое отображение прогнозируемых задержек в выполнении проекта, анализ потребления ресурсов по всем проектам. Пользовательские представления для отображения ключевых вех проектов, их текущего статуса и сравнения с плановыми значениями.
Управление ресурсами	Все данные по ресурсам организации хранятся в единой базе данных, что дает возможность анализа их текущей загрузки и прогнозирования потребностей . Каждый ресурс может быть связан с несколькими ролями, определяющими его навыки и квалификацию. Потребление ресурсов может анализироваться как по отдельному проекту, работе, либо по нескольким проектам и работам. Оценка трудоемкости работ по ролям.
Коммуникации	Приложения для оповещения участников проекта о назначениях на работы и сообщения им дополнительной информации. Коммуникации между распределенными подразделениями организации. Удаленные участники проектов могут просматривать подробную информацию по проектам через Web.
Управление проектом	Определение внутрипроектных зависимостей и зависимостей между проектами. При расчете расписания учитываются как внутренние, так и внешние зависимости. Функции удаленного доступа, возврата и изъятия проектов из базы данных позволяют обновлять график проекта с мест проведения работ и информировать об этом все стороны, вовлеченные в реализацию проекта. Информация по ресурсам может просматриваться в графическом и табличном представлениях Анализ рисков проекта на длительность и стоимость проекта в целом и отдельных его частей Анализ выполнения проекта на основании нескольких целевых планов Контроль выполнения проектов по различным показателям
Управление процессами	Выполнение текущих проектов может быть «зафиксировано» и использоваться в дальнейшем для оценки длительности и стоимости схожих проектов. С помощью Primavera Software Development Kit и XML сервера, возможна интеграция любого уровня сложности и детализации. Успешно реализованные элементы проекта или проекты целиком могут сохраняться и использоваться в дальнейшем в качестве планов проектов или методологий, на основании которых формируются планы проектов.

По оценкам агентства Surgency, Inc. использование пакета Primavera Enterprise существенно повышает эффективность функционирования организации. Ниже приведена таблица показателей эффективности от использования Primavera Enterprise:

Возможности	Преимущества	Показатели	Эффект
Управление портфелем проекта	Соотнесение предпринимаемых действий со стратегией компании, определение наиболее приоритетных проектов. Постоянная информированность руководства организации обо всех проектах.	Прибыльность портфеля проектов. Соответствие портфелей проектов целям организации. Закрытие проектов.	Увеличение коэффициента окупаемости инвестиций (ROI) на 10–20 %. Сокращение количества закрываемых проектов на 1–3 %.
Управление ресурсами	Повышение эффективности распределения ресурсов. Более эффективное использование высококвалифицированных и дефицитных ресурсов. Улучшение прогнозов пропорции между внутренними и внешними трудовыми ресурсами (аутсорсинг).	Использование ресурсов. Соблюдение бюджета.	Снижение издержек на 10–20%. Повышение эффективности использования трудовых ресурсов.
Коммуникация	Преодоление организационных и географических барьеров; обеспечение доступа к актуальной информации по проекту. Повышение достоверности предоставляемой информации. Эффективное использование опыта по уже реализованным проектам.	Время, затрачиваемое на поиск и доступ к важной информации. Повышение продуктивности персонала. Оперативное выполнение заданий. Соответствие всем требованиям проекта. Административная работа.	Сокращение времени, затрачиваемого на составление отчетов по проекту на 50–85 %. Сокращение задержек в выполнении проектов на 10 — 20 %. Сокращение административных расходов на 25 — 75 %.
Управление проектом	Улучшение процесса принятия решений. Все стороны, вовлеченные в реализацию проекта, всегда обладают актуальной информацией по проекту. Четко построенный процесс планирования человеческих ресурсов, времени и работ. Существенное усиление возможностей по управлению проектами. Снижение затрат на обучение, т.к. процесс обучения строится в зависимости от роли сотрудника. Поддержка «виртуальных команд».	Время на анализ извещений. Длительность цикла разработки продуктов. Точность прогнозов (план проекта в сравнении с фактическими данными). Производительность персонала. Время, затрачиваемое на планирование проекта. Время, затрачиваемое на поиск и получение необходимой информации.	Сокращение задержек в выполнении проектов на 10 — 20 %. Сокращение затрат от задержек на 10 — 20 %. Сокращение времени, затрачиваемого на процесс планирования на 25 — 75 %. Сокращение времени, затрачиваемого на формирование отчетности по проекту на 50 — 85 %.
Управление процессами	Возможность обучения и использования знаний по уже реализованным проектам. Снижение издержек за счет однократного ввода данных.	Время, затрачиваемое на планирование проекта. Качество данных. Переработка и повторное использование полученных навыков и знаний.	Сокращение времени, затрачиваемого на процесс планирования на 25 — 75 %.

Многопроектное управление является неотемлемой частью корпоративной системы управления проектами. Скоординированная работа по проекту возможна только, если все его участники — как непосредственно вовлеченные в реализацию проекта, так и косвенно с ним связанные — обладают совместным доступом ко всему пулу проектов и необходимой дополнительной информацией. При внесении изменений в проекты, эти обновления должны быть сразу же отображены в центральной базе данных. Такое централизованное, многопользовательское взаимодействие обеспечивает доступ к информации по проекту в режиме реального времени для принятия своевременных и обоснованных решений всеми участниками проекта.

Архитектура пакета Primavera Enterprise направлена на поддержание постоянной коммуникации между всеми участниками проекта и предоставления им всей необходимой информации.

Архитектура и состав пакета Primavera Enterprise

Пакет Primavera Enterprise представляет собой целостную корпоративную систему управления проектами.

Полный состав пакета Primavera Enterprise 3.0 представляет собой:

• Две (2) базы данных на Oracle или MS SQL Server. (База данных проектов, база данных методологий)
• Три (3) windows-приложения. (Project Manager, Methodology Manager, Portfolio Analyst)
• Два (2) ролевых web-приложения, разработанных по Java 2 технологии (Progress Reporter, Primavision)
• Два (2) web-сервера для поддержки Progress Reporter и Primavision
• Один (1) ODBC интерфейс для доступа к базе данных (Primavera Enterprise SDK)
• Одна (1) NT/2000 служба (Служба задач)

Рисунок 3: Архитектура пакета Primavera Enterprise

Ядром серии Primavera Enterprise является модуль Primavera Project Planner. Это клиент-серверное приложение, работающее на базах данных Oracle и MS SQL Server, для многопроектного планирования, контроля и управления. Оно может использоваться как автономно, так и в качестве части пакета Primavera Enterprise.

Приложение Primavera Project Planner обеспечивает руководителей проектов и планировщиков всеми инструментами, необходимыми для планирования и контроля проектов. С использованием расширенных возможностей модуля Primavera Project Planner по моделированию ресурсов и проектов, могут быть созданы наиболее оптимальные планы проектов. Руководители проектов могут анализировать влияние изменения пределов потребления ресурсов, приоритетов работ и назначения ограничений на достижение поставленных целей. С помощью расширенного линейного графика и PERT представления, а также мастера создания отчетов руководители проектов могут оперативно определять степень влияния изменений на проект, портфель проектов или организацию в целом.

Модуль Primavera Project Planner содержит легкие в использовании аналитические инструменты сценарного анализа проектов. В Primavera Project Planner, пользователи могут назначать календари на глобальном, проектном и ресурсном уровнях, контролировать длительность работ вплоть до минут. Руководители проектов могут настраивать уровень детализации отчетов, просматривать данные проектов, включая заметки, шаги работ, бюджеты, назначения ресурсов и ссылки на рабочую документацию. На рисунке 4 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Project Planner.

Рисунок 4: Представление данных в приложении Project Manager

Используя доступные в Project Manager функции анализа и оценки рисков, участники команды проекта могут идентифицировать и измерять риски, планировать мероприятия по уменьшению степени влияния рисков на проект. В Project Manager, риски могут быть категоризированы, а планы контроля и управления рисками могут быть задокументированы, как часть общего плана проекта. С Project Manager, команды проектов всегда готовы к любым неожиданностям.

Portfolio Analyst — это мощнейшее интерактивное средство анализа и формирования отчетности по портфелям проектов. Руководство организации, руководители программ и проектов могут формировать портфели проектов по интересующим их параметрам и анализировать их в различных вертикальных и горизонтальных разрезах. Например, Portfolio Analyst может быть настроен для отображения только проектов, по которым есть перерасход бюджета. С помощью Primavera Portfolio Analyst, негативные тенденции могут быть выявлены на самых ранних этапах реализации проекта. На основании результатов анализа, осуществленного в Portfolio Analyst, руководством принимаются решения о необходимых корректирующих действиях по определенному проекту или программе в целом. Используя ряд специальных функций, пользователи Portfolio Analyst могут анализировать большие объемы информации по проектам и портфелям на различных уровнях детализации. На рисунке 5 приведена форма представления данных по проектам в модуле Primavera Portfolio Analyst.

Рисунок 5: Вариант представления данных в приложении Portfolio Analyst

Methodology Manager — это отдельный модуль серии Primavera Enterprise, работающий с собственной базой данных. Methodology Manager является хранилищем шаблонов типовых проектов, собственных наработок и отраслевых стандартов, называемых методологиям. Их использование существенно облегчает процесс планирования, поскольку руководители проектов и группа планирования при инициации проектов начинают не «с нуля». Создание нового проекта возможно на основании одной или нескольких методологий, которые могут быть скорректированы пользователем в зависимости от специфики конкретного проекта. Работа с модулем Methodology Manager существенно облегчается наличием мастера Project Architect, который проводит пользователя по всем шагам, необходимым для создания плана проекта на базе уже существующих методологий.

Primavision — это внешнее web приложение серии Primavera Enterprise. Оно может быть запущено в стандартном web-браузере с любой рабочей станции, подключенной к Intranet или Internet. Primavision обладает функциональностью, необходимой всем участникам проекта. Каждому пользователю Primavision в зависимости от роли, выполняемой им в проекте, доступна только необходимая информация.

В Primavision возможно формирование наиболее оптимальных команд проекта и построение детальных отчетов о назначенных на каждую работу участниках. Используя показатели перерасхода ресурсов, руководители отделов сосредотачивают свое внимание именно на тех участках проекта, где это более всего необходимо на данный момент времени.

Специальные таблицы и гистограммы Primavision детализируют потребности в определенных ролях, указывая на то, специалисты какого профиля необходимы на том или ином участке работ, помогают спрогнозировать и исключить непредвиденные ресурсные конфликты.

Используя Primavision, руководство организации может анализировать ресурсные потребности и определять команды в соответствии с поступившими запросами и приоритетами организации.

С помощью Primavision может быть определена степень влияния каждой работы проекта на совокупную загрузку ресурсов организации. Используя простой Web интерфейс, руководители команды проекта или подразделений могут оперативно вносить в систему новые работы и определять ресурсы, необходимые для их выполнения.

В разделе проектов отображаются актуальные статистические данные, помогающие руководителям в принятии обоснованных решений. Использование текущей информации о состоянии проекта на определенный момент времени, списка стратегически важных вех и критических работ, отстающих от графика, позволяет сконцентрировать внимание на наиболее острых проблемах, которые могут отрицательно сказаться на результатах проекта.

Необходимо отметить, что в большинстве программных продуктов по управлению проектами, построенных на web технологиях, отсутствуют методы анализа критического пути, в то время, как в Primavision они доступны в полном объеме.

В Primavision пользователи могут производить расчет расписания, назначать ограничения на работы, определять задержки по зависимостям работ, определять календари и типы работ. На рисунке 6 приведена форма представления данных в модуле Primavera Primavision.

Рисунок 6: Пример представления данных в приложении Primavision

Progress Reporter — это web-табель, доступный посредством стандартного браузера и предназначенный для формирования отчетов о статусе работ. Используя его, участники команды могут получать задания, отчитываться о статусе работ и вводить ожидаемые даты завершения в центральную базу данных. При назначении исполнителей, руководитель проекта может прикреплять к работам заметки, которые будут доступны посредством Progress Reporter, а исполнители, в свою очередь, могут отправлять краткие отчеты по выполнению назначений руководителю проекта. После утверждения табелей руководителем проекта, центральная база данных обновляется фактическими данными по работам.

Рисунок 7: Пример представления данных в приложении Progress Reporter