Статьи по управлению проектами


Ведение дел транспортной комиссии Торонто


Project Planner от фирмы Primavera (Р3) создает основное расписание для всех текущих инженерных и строительных проектов Транспортной Комиссии

Постановка задачи

Эффективно и регулярно осуществлять обмен данными о состоянии 60 крупных инженерных проектов, которые выполняются в рамках Транспортной системы Торонто

Решение

Использовать Primavera Project Planner (P3) для разработки и публикации исчерпывающего, актуального и удобного Основного расписания всех проектов и распространения его среди сотрудников Комиссии

Расписания - это сердце знаменитой транспортной системы Торонто. Они позволяют более чем 1 миллиону пассажиров в день добираться к цели их поездки. Кроме того, они управляют инженерными и строительными проектами, которые не только поддерживают разветвленную транспортную систему города в рабочем состоянии, но и развивают её.

Проект Шэппарда (Sheppard), заключающийся в строительстве новой 6-ти километровой линии в северной части города, согласно расписанию, займет более 5 лет и обойдется в $875 миллионов. А ведь комиссия ведет в настоящее время более 50 крупных инженерных и строительных проектов по расширению, обновлению и поддержанию в рабочем состоянии транспортных систем и структур Торонто.

Составление расписаний для индивидуальных проектов - большинство из которых имеет бюджет от 2 до 100 миллионов долларов и длится в среднем по 5 лет - это одна задача. Другая проблема - разобраться в таком большом числе многогранных, многолетних и часто взаимосвязанных проектов. Вот почему Транспортная Комиссия Торонто (ТТС) использует Project Planner от Primavera для создания единого Основного расписания для всех инженерных и строительных проектов.

Крупным планом

С более чем 50 индивидуальными проектами по 100-150 работ в каждом и с некоторыми проектами, включающими до 500-600 работ, очень просто запутаться в деталях. Вот почему необходимо иметь возможность взглянуть на все "сверху". "Иметь перед глазами общую картину важно не только для 300 человек, работающих в Инженерно-строительном отделе ТТС, но и для всех 9000 сотрудников организации," - говорит Винс Кэрролл (Vince Carroll), начальник Инженерно-строительного отдела.

"Инженерным менеджерам необходимо знать, как другие проекты повлияют на их собственный. Менеджеры по материалам и обеспечению должны отслеживать текущее состояние проекта. Главные управляющие нуждаются в связи с городским правительством для обеспечения финансирования. Людям, занимающимся маркетингом и связями с общественностью, нужна последняя информация для определения общественного мнения. И самое главное, - говорит Кэрролл, - исполнительной группе необходимо знать, что происходит, чтобы иметь возможность регулировать расписание поездов."

Возможности индивидуальной настройки

С помощью Р3 Кэрролл и его сотрудники создают, обновляют и публикуют Основное расписание, которое демонстрирует состояние каждого из текущих проектов, показывает логические связи между ними и дает объединенный общий вид проектов. Около 25 человек работают с Р3 на различных компьютерах класса Pentium, подключенных к четырем серверам по локальной сети.

"Основным преимуществом Р3 является то, что она позволяет сделать необходимую работу именно тем способом, который удобен для меня - от создания базовых расписаний до использования ресурсов и составления отчета любого типа," - говорит Кэрролл.

Проекты организуются в соответствии с их положением в городском бюджете. Например, проекты можно упорядочивать исходя из количества выделенных средств для расширения, поддержания в хорошем состоянии, по законодательным соображениям или по степени влияния на окружающую среду.

Каждый проект организуется в логической последовательности - от стадии планирования, включая предварительную разработку, детальную разработку, составление строительного контракта, получение государственного заказа и, наконец, к этапу строительства. Окончательный отчет показывает положительный и отрицательный резерв каждого проекта и общее состояние всех инженерных и строительных проектов.

Кэрролл и его бригада с помощью PERT составляют временные логические диаграммы и после этого преобразовывают эту информацию в линейные графики для представления в Основном Расписании. Полный обзор наиболее крупных проектов может занять пять-шесть страниц, хотя для большинства проектов достаточно всего одной страницы.

"Мы используем 18 из 20 кодов работ для обозначения таких вещей, как номер проекта, номер контракта, кто выполняет работу, кто является менеджером проекта, кто - инженерным координатором, кто строит, и используется ли собственная рабочая сила или привлекается со стороны," - говорит Кэрролл.

Кроме того, ТТС использует P3 для определения объема работ: система составляет ресурсное расписание, распределяя ресурсы по отдельным отраслям: инженерной, механической, энергетической, коммуникационной и пр. P3 позволяет Комиссии сопоставлять объем работ с имеющимся в распоряжении временем и сглаживать "неровности" расписания. Комиссия объединяет эту возможность планирования рабочей силы напрямую с системой выплат для отслеживания количества реально отработанных часов по сравнению с запланированным.

Облегчение работы

"Возможность создавать пользовательские поля данных является хорошим примером той гибкости, которую дает использование Р3, и это значительно облегчает мою работу, - говорит Кэрролл. - Введение пользовательских полей данных в код ресурсов дает возможность экспортировать информацию по работе в другие базы данных, а затем соединять их со счетами к оплате и определять действительную стоимость работы на каждом этапе каждого контракта".

Кроме того, Р3 помогает Кэрроллу и его бригаде легко структурировать и форматировать Основное Расписание тем способом, который будет наиболее удобным для различных клиентов. Например, Р3 может представлять информацию по разным проектам в одинаковом формате и составлять оглавление, в котором указано расположение каждого из проектов в 90-страничном документе.

Кэрролл, работавший также в гидроэлектрической и авиационной промышленности, обладает десятилетним опытом в управлении комплексами долгосрочных проектов. Он подчеркивает, что без мощного инструмента, каким является Р3, было бы невозможно создать Основное расписание для ТТС за то время, которое он потратил на него сейчас.

"Я помню попытки сделать вручную основное расписание такого типа. Это занимало в десять раз больше времени - можно было легко сбиться и просто сойти с ума, пытаясь разобраться, где ты находишься, - говорит он. - С помощью Р3 вы можете записывать, объединять, сохранять и изменять информацию для практически мгновенного получения отчета. Она дает возможность любому сотруднику организации наблюдать за происходящими изменениями и немедленно оценивать их влияние".

Каждый день работы с Р3 приносит для Кэрролла и Инженерно-строительного отдела ТТС ощутимую пользу. Это помогает комиссии в управлении транспортными проектами, делающими Торонто приятным местом для жизни, работы, да и просто посещения. Это позволяет Торонто служить примером для остальных городов по всему миру. Больше людей, работающих в комиссии, получат лучший доступ к информации, относящейся к проектам, и больше пассажиров смогут легче доехать до места назначения, - а это, возможно, и есть главное преимущество.


Вернуться к новостям