Статьи по управлению проектами


Управление проектами в вопросах и ответах


Как Primavera помогает понять, чем заняты люди, и можно ли им добавить работы?

Одна из проблем, встающих перед управляющими - это эффективное распределение ограниченных ресурсов между несколькими проектами. Структура "Группы проектов" Primavera Project Planner (P3) позволяет управляющим назначать ресурсы нескольким проектам из одного источника. Если первоначальный расчет потребления ресурсов приводит к их нехватке в определенные периоды времени, это сразу будет видно на профиле/таблице распределения ресурсов. В этом случае Р3 может пересчитать расписание с учетом пределов использования ресурсов (выровнять ресурсы) во всех проектах группы так, что потребление ресурсов не будет превышать допустимых пределов. Р3 позволяет просмотреть работы, сгруппированные по ресурсам для анализа загрузки каждого сотрудника.

Этот пример демонстрирует, какие работы будет выполнять Марк Вульф в четвертом квартале 1997 года. Обратите внимание, что макет организован по ресурсам и показывает к каким проектам относятся работы. Профиль ресурсов в нижней части экрана показывает, что Марк Вульф будет перегружен работой в октябре и части ноября 1997 года. Встроенная функция выравнивания ресурсов Р3 предлагает возможные пути разрешения выявленного ресурсного конфликта.

Можно ли простым способом получить одностраничный суммарный отчет по выполнению (срокам, ресурсам и времени) моего проекта?

Возможности Р3 позволяют создавать информационные суммарные отчеты по проекту в разрезе определенной пользователем структуры декомпозиции работ (WBS) и кодов работ. Кодирование работ позволяет суммировать по заранее определенным категориям; WBS - по иерархической структуре. Использование такой структуры облегчает агрегацию и суммирование работ, ресурсов и затрат на любом уровне проекта.

Для просмотра суммарных данных Р3 предполагает использование интуитивно понятных таблиц и графиков. Макеты отображают различные срезы проектов и групп проектов. Рисунок внизу показывает текущие проекты, как общий суммарный отчет по пяти проектам. Если Вы посмотрите на линейный график, то сможете определить, какие из проектов попадают на критический путь. А также увидите, на сколько сильно они отстают. В табличной части показаны требующиеся колонки с суммарной информацией по всем пяти проектам.



*Это не просто "картинка" или статистический отчет, а "живая" информация. В любой момент Вы можете "развернуть" все эти суммарные данные до детальной информации по каждой работе.

Можно ли передать ресурс(ы) из одного проекта в другой, и увидеть, как это отразится на датах поставки?

Если проект отстает от расписания, часто недостаточно добавления ресурсов работам для устранения отставания. Р3 позволяет пользователям попробовать альтернативны: например перемещать ресурсы из одного проекта в другой.

Новый проект АТМ Statement имеет 62 дня резерва, в то время как проект C/S Branch Loan System отрицательный резерв в 10 дней. Всего в несколько приемов можно построить Глобальную замену, которая переместит ресурсы из проета АТМ Statement в проект C/S Branch Loan System.

В результате не только проект C/S Branch Loan System получил положительный резерв, но и проект АТМ Statement не подвергся опасности.

Как Р3 позволяет мне отслеживать финансирование по центрам затрат?

Р3 позволяет при определении статей затрат назначать и собирать стоимостные данные по каждому ресурсу работы. Счета затрат используются для выбора, суммирования и объединения стоимостных данных для анализа и отчетов.

Вы можете создавать любые пользовательские отчеты по суммарным или детальным данным по счетам затрат. Такие отчеты это идеальный путь для создания заказов.

Как можно разрешить ресурсный конфликт?

Р3 предлагает реальные механизмы выравнивания ресурсных конфликтов. Процесс выравнивания заключается в перерасчете расписания проекта при условии ограниченности ресурсов до устранения конфликта.Работы могут быть задержаны до момента, пока ресурс не станет доступен.



*Р3 имеет дополнительные возможности выравнивания, например, "сглаживание, ограниченное во времени". Эта опция позволяет сгладить неравномерное потребление ресурса после выравнивания.

Пользователь может выбрать разбить, растянуть или уплотнить ресурс, назначенный работе при выравнивании. Таким образом, можно наиболее выгодно устранить ресурсный конфликт, при сохранении или даже уменьшении длительности проекта.

Р3 может выравнивать и часть проекта, если Вы определите "до какой даты". Пользователь может определить приоритеты при выравнивании для тех работ, которые наиболее важны в проекте.

Как Р3 позволяет мне выявить "узкие места" в процессе разработки?

Р3 позволяет Вам концентрироваться на работах критического пути или на нужных Вам работах. Критические работы и зависимости в Р3 по умолчанию показываются красным цветом. Для выявления проблемных зон можно сконцентрироваться на критических работах или на работах с маленьким резервом времени. Р3 может выявить проблемные зоны проекта и на графической части.

С помощью фильтра можно выделить часть работ, например, только критические работы или работы, которые превышают бюджет. Эта функция (фильтр) позволяет быстро выделить нужные работы, особенно если в проекте их сотни или тысячи.



*Функция фильтрации в Р3 строится специфическим образом.
В этом примере фильтром будут выбраны критические и околокритические работы.

С помощью PERT - представления пользователи легко могут проследить весь логический путь проекта. Используя Trace Logic, Вы можете шаг за шагом проследить критический путь и определить, что произошло, или что может скоро произойти. В Trace Logic можно определить любое количество уровней предшественников и последователей.



* Trace Logic позволяет в интерактивном режиме просматривать работу,
ее предшественников и последователей.

Может ли Р3 определить, на сколько хорошо выполняется проект по сравнению с директивным планом?

Анализ по Целевом плану - это мощный инструмент для контроля хода выполнения работ. Р3 сохраняет полную копию директивного графика для дальнейшего сравнения с текущим состоянием проекта. Сравнение можно проводить по задержке сроков, стоимостям, использованию ресурсов и другим показателям. Это помогает управляющему проектом принять правильное решение.



* Сравнение текущего расписания (красные и зеленые линии) с целевым
планом (желтые линии). Легко увидеть, что на фазе Кодирования работы длятся
дольше, чем запланировано.

В Р3 сравнение с целевым планом называется анализом "Что-если". Представьте, что корпоративные стандарты вдруг изменились. Управляющий проектом узнает, что половина штата сотрудников переведена на другой проект и их финансирование прекращено. Р3 поможет ему определить, есть ли способ завершить проект вовремя. Р3 позволяет подготовить несколько вариантов развития событий (прохождения через кризис) и выбрать лучший.

С тех пор, как Р3 стала многопользовательской, как определяются права доступа?

Некоторым людям нужно полное владение информацией, такой как добавление новых проектов и работ, другим нужно только создавать отчеты и обновлять данные по работам. Для предотвращения несанкционированного доступа в Р3 есть многоуровневая защита. Чтобы гарантировать неизменность информации Р3 позволяет управляющим проектов разделять права доступа.

Для защиты и контроля больших проектов в Р3 существует три варианта защиты: Только Чтение, Полный Доступ и Ограниченные права. Только Чтение позволяет пользователям видеть все данные проекта, но ограничивают в редактировании данных.

Ограниченные права позволяют владельцу проекта ограничить пользователей. На первом уровне запрещается или разрешается доступ по фильтру. После применения ограничения - фильтра в Р3 можно ограничить права на выполнение специфических функций.

Как Р3 позволяет собирать данные от удаленных пользователей? 

Р3 использует электронную почту для сбора данных с удаленных пользователей проекта. Р3 поддерживает удаленных пользователей используя VIM и MAPI почтовые системы. Primavera Post Office - это приложение, которое позволяет удаленным пользователям открывать, просматривать и изменять почтовые сообщения Р3 в простой табличной форме. Primavera Post Office ставится на компьютер всем удаленным пользователям, которым в работе не требуется доступ именно в Р3, но они должны отмечать факт выполнения. Primavera Post Office обеспечивает эффективное использование системы электронной почты, поскольку позволяет быстро обновлять проект фактическими данными от удаленных пользователей.

В Р3 существует "Мастер" в помощь управляющему проектом. Он помогает четко и корректно разослать данные по работам и ресурсам через электронную почту. "Мастер" включает в себя фильтр, который позволяет управляющему проектом разослать только необходимую информацию. Например, управляющий проектом может отправить только работы критического пути октября месяца и только их ответственным в определенном проекте.

Как можно связать данные из моего проекта с другими программами и корпоративными системами?

Поставка P3 включает RA - объектно-ориентированное, поддерживающее OLE приложение, которое позволяет программировать доступ к данным проекта с использованием основных функций P3 и с учётом всех правил обращения к базе данных. Это программное обеспечение позволяет создать интерфейс к данным проекта с использованием специфических для управления проектами функций. При этом можно использовать такие процедуры и функции программы Primavera Project Planner как расчёт расписания, выравнивание, работа с ресурсами и стоимостями. При необходимости можно создать собственное приложение, точно отвечающее потребностям того или иного рабочего места.

При помощи RA программисты могут получить доступ и обрабатывать данные с использованием таких инструментальных средств, как Visual Basic, Visual C++ и SoftBridge Basic Language. Кроме того, RA поддерживает работу таких приложений как Microsoft Access, Excel с использованием Visual Basic for Applications (VBA).

Отдельный диск SDK RA можно заказать на фирме Primavera. На нём записана документация, примеры программ и другие материалы, помогающие разработчику быстрее начать эффективное использование RA. Кроме того, поскольку P3 полностью ODBC совместимое приложение, то пользователи могут получить доступ к данным проекта из приложений поддерживающих ODBC, например Microsoft Access или Excel.

В этом примере был использован Excel и его VBA для получения доступа к данным P3 и расчётов и построения гистограммы использования ресурсов.

Как Р3 помогает организовывать и анализировать большое количество проектной информации?

База данных Р3 позволяет функционально классифицировать работы в Р3 с помощью кодов. Эти коды позволяют пользователям выбирать, группировать, сортировать и суммировать все проектные данные.

Одно из наиболее мощных свойств Р3 - Коды Работ. С их помощью можно группировать работы по многим уровням. Это свойство позволяет управляющему проектом видеть данные проекта по маленьким сегментам, с которыми просто работать. Группировка в Р3 не является жесткой настройкой. Можно настраивать все данные в произвольном порядке, используя различные комбинации Кодов Работ.

Web Publishing Wizard строит структурированные сайты, которые представляют проектную информацию сверху вниз до детальных работ.

Все ли должны использовать одинаковое программное обеспечение?

В Р3 есть широкий спектр инструментов, выбор которых зависит от цели пользователя, навыков и знаний. Эти инструменты называются Concentric Project Management - структурированное, интегрируемое и масштабируемое решение для координации людей, команд управляющих и проектов.

OLE интерфейс Р3 и RA дают динамичный доступ к данным проекта и функциям программы.

Concentric Project Manager - это отличный способ распределить функции между командой управляющих, и определить общую структуру, с центральной базой данных для построения обобщенных отчетов. В такой системе каждый управляющий имеет доступ к нужной ему информации. Управляющие каждого уровня могут принимать самостоятельные решения, решать ресурсные конфликты и анализировать изменения проекта.


Вернуться к новостям