Статьи
ТЕХНОЛОГИЯ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ МЕНЕДЖМЕНТА ПРОЕКТА: СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД
Для того чтобы Команда Менеджмента Проекта (Project Management Team) была готова к совместной работе и, в последующем, к эффективной самоорганизации, требуется, чтобы каждый ее участник был интегрирован в команду и в проект
Аннотация
Для того чтобы Команда Менеджмента Проекта (Project Management Team) была готова к совместной работе и, в последующем, к эффективной самоорганизации, требуется, чтобы каждый ее участник был интегрирован в команду и в проект.
Сами процессы самоорганизации команды должны быть обеспечены мониторингом и механизмом управления изменениями, которые включают систему норм, правил и процедур, определяющих поведение и действия ключевых участников проекта и активную обратную связь.
В настоящем докладе рассматривается технология самоорганизации КМП на стадии исполнения проекта или его фазы с точки зрения самоорганизации систем.
Введение
Влияние внешних факторов, например, динамики развития рынка и появление новых рынков, изменения управленческих парадигм, повышения комплексности самих проектов, развитие менеджмента проектов, как стратегической управленческой культуры и профессиональной области деятельности и проч. требуют разработки новых подходов к деятельности по проектам, отличающихся технологичностью, рациональностью и эффективностью. В свою очередь, изменение макро- и микросреды проектной деятельности принципиально изменяет внутреннюю среду проекта и требует использования адекватных известных и создание новых инструментов1 в менеджменте проектов.
Потребность в технологизации некоторых компонентов проектной деятельности, ранее являющихся предметом «искусства», «мастерства», «ноу-хау (know-how)» и интуиции «зрелых» профессионалов. определяется расширением применения менеджмента проектов и, как следствием, недостатком в высокопрофессиональных менеджерах проектов.
Сведение к «технологии» тех компонентов профессиональной деятельности «зрелого» менеджера проектов, которые всегда являлись характеристикой его класса и «ноу-хау» работы, требует большой осторожности, хорошего опыта и взвешенного подхода. Однако, переосмысление и развитие современного менеджмента проектов, как управленческой интегративной культуры, стратегии деятельности в рыночных условиях и командной «игры», позволяют решать задачи, ранее не стоявшие на повестке дня.
Одной из таких актуальных задач является самоорганизация проектных команд для эффективного выполнения проекта. Актуальность задачи и готовность к ее решению определяется:
- стратегическим характером современного менеджмента проектов и соответствующего подхода к деятельности компаний в рыночных условиях [1-3];
- многообразием типов проектных команд (самоуправляемые, самомотивирующиеся и т.п.), их культурой и современным подходом к созданию и деятельности команд проектов [4];
- сущностью современной команды менеджмента проектов и ее многопозиционностью в проекте (как субъекта управления, как элемента технологии осуществления проекта и как группы индивидуумов) [5];
- общим трендом к стандартизации проектной деятельности и унификации требований к профессионализму и мастерству менеджеров проектов [6,7].
В общем случае, под «технологией самоорганизации Команды менеджмента проекта (КМП)» понимается взаимосвязанная совокупность норм и правил, инструментов и действий, используемых с целью обеспечения процессов саморегулирования, самообучения и самоорганизации КМП, как элемента метатехнологии осуществления проекта.
Если использовать системный подход к формированию и использованию такой «технологии самоорганизации» (ТСО), то целесообразно:
- рассмотреть КМП, как систему;
- определить область и условия применимости ТСО КМП;
- сформулировать метатехнологию самоорганизации КМП с точки зрения самоорганизующихся систем;
- определить возможные наборы инструментов Project Management для разработки и реализации ТСО КМП.
Данный подход также применим, в частности, для проектов, в которых вся команда проекта не превышает 10-12 человек и формирование отдельной КМП нецелесообразно. Однако, в этом случае, сама ТСО должна включать не только управленческие компоненты, но и учитывать особенности профессиональной деятельности по проекту других членов команды.
- Команда менеджмента проекта, как система
1.1. Системные характеристики КМП.
КМП можно рассматривать как систему, обладающую определенными характеристиками. В этом случае, в качестве подхода к построению ТСО команды можно использовать основные положения теории самоорганизующихся систем [8-12].
Под самоорганизующимися системами понимаются открытые системы, в которых происходит (или произошел) спонтанный процесс упорядочивания, обусловленный свойствами элементов самой системы В этом случае под самоорганизацией понимается целенаправленный процесс, в ходе которого создается, воспроизводится или совершенствуется организация сложной динамической системы [9].
Применительно к КМП, под ее самоорганизацией понимается целенаправленный динамический процесс самостоятельного принятия решений и осуществления действий, позволяющий сделать оптимальный выбор из множества вариантов решений и действий и провести соответствующую корректировку хода проекта.
В этом случае целесообразно идентифицировать КМП как систему, определить необходимые и достаточные условия ее самоорганизации, а также определить область применимости ТСО КМП в проектной деятельности.
В КМП, как в системе, можно выделить:
- Элементы. Каждый элемент может выполнять функцию (функции) и/или обладать алгоритмом действия. Иначе, каждому члену команды необходимо иметь свою роль, область деятельности и ответственности и в КМП, и в проекте.
- Связи. За сохранение структуры и целостности системы отвечают связи между элементами. В рамках КМП под связями понимается совокупность формальных и неформальных отношений между членами команды, которые определяются как измеримыми, так и не измеримыми характеристиками (например, культура, чувства, взгляды, убеждения и т.п.).
В самоорганизующейся команде обратные связи должны компенсировать любые возмущения, возникающие в проекте (отрицательные обратные связи), а также быть стимулом для улучшения исполнения проекта со стороны членов КМП (положительные обратные связи). - Свойства. КМП, как система, должна обладать следующими свойствами:.
- Целесообразностью.
- Иерархическим строением.
- Адаптацией.
- Памятью.
- Разнообразием состояний.
1.2. Интерпретация системных свойств применительно к КМП.
Применительно к КМП свойств системы можно интерпретировать следующим образом:
Целесообразность.
Под целесообразностью понимается общая характеристика поведения сложных динамических систем (в случае КМП – организационной и социальной), описывающая ориентацию системы на достижение целей и получение определенных результатов.
Целью самоорганизующейся системы является модель «желаемого будущего», а в рамках КМП – достижение запланированных целей и получение ожидаемых результатов проекта, как результатов сознательной деятельности всей команды.
С точки зрения определения целей ТСО команды сложностью является большое количество персональных характеристик членов Команды, которые имеют разные оценочные шкалы, не имеют однозначных трактовок и проявление которых зависит от конкретной ситуации по проекту. Также немаловажную роль играют динамика изменений окружающей среды проекта, неопределенность и неоднозначность информации о внешней и внутренней среде проекта, «человеческий» фактор и т.п.
Иерархическое строение.
В КМП иерархия уровней управления отсутствует, поэтому деятельность выстраивается на связях координации и партнерства. В этом сущность менеджерской команды и ее принципиальное отличие от таких типов проектных команд, как команда управления проекта и команда проекта. Поэтому в рамках КМП используется иерархия целей и задач проекта и ответственности членов КМП. Каждый зависит от каждого и эффективная работа всей команды является совокупностью вкладов каждого ее члена. Если сравнить КМП с тепловозом, то неисправность или отсутствие тех или иных узлов не позволяет ему выполнять работу, для которой он предназначен. В данном случае вопрос о том, какой узел важнее, не возникает.
Адаптация
Функционирование любой самоорганизующейся системы обусловлено ее отношениями с внешней средой и реакциями приспособления к изменениям в ней. Адаптивная система должна выполнять свои функции, наиболее эффективным путем в зависимости от состояния окружающей среды. Уникальным свойством самоорганизующейся системы является изменение (корректировка) ее структуры и функций, адекватных изменениям внешней среды и наличие памяти.
Адаптация КМП происходит за счет изменения взаимосвязей между ее элементами и корректировки ее управленческих функций с целью выполнения проекта наиболее экономичным путем.
Память
Память, как способность к воспроизведению прошлого опыта в рамках деятельности Команды, позволяет работать быстрее и эффективнее. Накопление информации в процессе осуществления проекта, т.е. формирование опыта, позволяет предсказывать ход проекта системы в его непрерывно изменяющемся контексте. Как следствие, в ряде случаев решения на основе предсказания хода проекта, базирующегося на основе прошлого опыта, оказываются эффективнее, нежели решения, принятые без его учета.
Однако такой путь далеко не всегда является наиболее эффективным. В ряде случаев, использование памяти, как совокупности стереотипов подходов и деятельности, приводит к принятию типовых, простых и неверных решений в нетипичных случаях.
Разнообразие состояний
Разнообразие состояний КМП обуславливается многочисленностью ее элементов, имеющих разную природу (человеческую, социальную, техническую и проч.) и наличием различных как измеряемых, так и неизмеряемых явных и неявных связей между ними.
Для того, чтобы использовать ТСО надо создать КМП, обладающую или способной создать в себе еще большее разнообразие, чем разнообразие решаемых проектных задач. Иначе, совокупный потенциал (профессиональный, человеческий, трудовой) КМП должен быть большим, нежели необходимый для осуществления данного проекта. В условиях недостаточного совокупного потенциала КМП или отсутствия ее целостности ТСО просто не будет работать.
Целостность КМП, как системы, проявляется в возникновении новых интегративных качеств, не свойственных образующим ее компонентам, т.е. свойства КМП не являются суммой свойств ее элементов. Такое проявление целостности называется синергией КМП.
- Технология самоорганизации КМП
2. 1. Метатехнология и технология самоорганизации
В реальном проекте технология самоорганизации создается самой командой, возможно, с помощью профессионалов по данному вопросу. Сам процесс ее разработки является мощным интегрирующим фактором в деятельности КМП.
Она разрабатывается на стадии ЖЦ команды «Нормализация деятельности (normalizing)» и корректируется в последующем исходя из реальных условий. Поэтому говорить о единой «технологии самоорганизации» для всех типов и видов проекта некорректно. Однако, возможно говорить об уровне метатехнологии для достаточно большого числа проектов, характеризующихся сходными параметрами.
На базе такой метатехнологии самоорганизации команды, например, для IT-проектов, создается своя «технология самоорганизации команды конкретного проекта», учитывающая ресурсные возможности, особенности проекта, организационную культуру компании, уровень профессионализма членов команды, стандарты (международные, национальные, корпоративные) по менеджменту и управлению проектами и многое другое.
Метатехнологию можно сформулировать для достаточно широкого спектра проектов. Она является базой (организационной моделью и моделью деятельности) для создания адекватной конкретному проекту и конкретному набору членов команды ТСО.
Иначе, готовых рецептов нет. Большинство попыток свести управление современным проектом к работе по операциям и к управлению в технических системах не увенчались успехом.
Таким образом, метатехнология является базой и совокупностью инструментов для построения ТСО команды под конкретный проект.2.2. Область применимости
На начальной стадии проекта (start-up) используется практика проведения стартовых семинаров, тренингов или интеграционных процедур для создания и организации работы команды (Team Building). На этой стадии понятие «самоорганизации» не применимо и не имеет смысла. На стадии расформирования и/или реорганизации команды сам термин «самоорганизация» выглядит странно. Поэтому «технология самоорганизации» применима только к процессу развития команды (Team Development).
Начинается ее разработка на стадии «Нормализация деятельности (normalizing)» жизненного цикла КМП. На этой стадии члены команды приходят к взаимному согласию в результате переговоров и принятия компромиссов и разрабатывают нормы и правила, на основании которых будет построена их дальнейшая работа.
Сама технология «работает» на стадии «Исполнение планов по выполнению проекта (performing)», т.е. уже после того, как мотивация членов команды определена и ориентирована на успешное выполнение проекта, процесс осуществления проекта стабилизируется, эффективность работы команды возрастает, каждый член команды знает свою роль и т.п.
Следует также учесть, что при фазовых переходах в проекте (переход от одной фазы или стадии ЖЦП к другой) всегда необходимо проводить корректировку деятельности КМП с учетом изменившейся проектной ситуации. Как следствие, требуется также провести и ревизию некоторых элементов используемой технологии самоорганизации. Недооценка потребностей в изменениях может привести к неадекватности используемой технологии самоорганизации и изменившейся КМП.
2.3. Условия применимости
Самоорганизация возможна при определенных условиях:
- сведение «искусства управления» к выполнению операций;
- ограничения на самостоятельность действий члена КМП на уровне постановки задачи; иначе: «что делать?» - задается в рамках интегрированного контекста проекта и целей проекта;
- свободный выбор инструментов для решения вопроса «как делать?» в рамках ограничений на ресурсы, временные параметры и требования к результатам проекта
- согласование и координация промежуточных результатов - по проекту, его фазы (стадии), по задаче.
Иными словами, в рамках ТСО КМП:
- уровень и границы осуществления стратегии проекта задаются и координируются в рамках командных действий;
- осуществление тактических действий предполагает принятие самостоятельных решений и свободный выбор инструментов в рамках ограничений на решаемую задачу.
Процесс. Статичность процесса определяется управленческой культурой команды, включающей систему ценностей, ментальность и образ командных действий для данной совокупности индивидуумов, образующих команду, и целями (задачами) проекта.
Изменяющийся интегрированный контекст проекта и ход проекта определяет динамику изменений самой команды. Сам процесс самоорганизации является динамическим. На его входе – КМП, которая должна быть уже построена, т.е. проведен процесс Team Building, интегрированный контекст проекта и метатехнология ТСО. На выходе – успешное завершение проекта и изменившаяся КМП.
Технология. Определяется самим проектом, совокупностью индивидуумов – членов Команды, совокупностью управленческих ролей КМП и их весом для конкретного проекта и/или его жизненной фазы, профессиональным и человеческим совокупным потенциалом членов команды и, в ряде случаев, других участников проекта. Следует учесть, что совокупный профессиональный и личностный потенциал членов КМП должен превышать требующийся для осуществления ТСО (требование избыточности системы).
Вид проектной команды. Представление о самоорганизации применимо к управленческому звену проекта (команде или группе менеджмента проекта) или когда вся команда проекта не превышает 10-12 чел.
Требования к членам команды. Для каждого члена КМП, сознательно участвующим в процессах самоорганизации командной и личной деятельности по проекту, необходимыми начальными условиями являются:
- адекватность культуре команды менеджмента конкретного проекта;
- понимание каждым своей роли, как элемента целого под названием «команда проекта»;
- знание и принятие выработанных в результате согласования между членами КМП норм, правил и процедур совместной работы в рамках конкретного проекта.
Для каждого члена КМП в самом процессе исполнения проекта при использовании технологии самоорганизации необходимыми условиями являются:
- соблюдение выработанных норм и правил (формально оформленных и неформальных);
- следование принятым процедурам;
- постоянный мониторинг прогресса проекта с целью корректировки норм, правил и процедур.
- Запуск процесса самоорганизации
Сама по себе самоорганизация не происходит. Естественным образом происходит только повышение энтропии, развитие беспорядка, хаоса и развал работы. Поэтому процесс надо «запустить» и сознательно «силовым» способом поддерживать систему регуляторов этого процесса (регулировать границы процесса самоорганизации КМП).
Для запуска нужно иметь:
- Сформированную КМП, прошедшую этап start-up и Team Building.
- Заданные форматы и формы повторяемых (цикличных) действий.
- Заданные правила: их наличие, принятие членами КМП и соблюдение.
- Действия: обязательные периодические и регулярные.
- Коммуникации: формальные, неформальные, личностные.
- Информация: интегрированный информационный контекст проекта.
- Инструменты менеджмента проектов для ТСО КМП
Возникающие трудности при выборе инструментов всегда связаны с уникальностью проекта (по определению). Уникальность проекта всегда требует создания уникальной команды проекта, т.к. вне проекта «команда проекта» не существует. Поэтому совокупность инструментов можно в той или иной степени определить, однако их набор и взаимосвязи в обязательном порядке формируются под конкретный проект в рамках групповой работы конкретных членов КП.
Для того, чтобы поддержать необходимую эффективность деятельности команды, как системы, и избежать возможной подмены целей проекта и команды на групповые или индивидуальные цели, используется ряд инструментов для организации деятельности команды. В частности:
- партисипативный менеджмент проекта;
- согласованные взаимные ожидания и требования, как членов команды, так и других участников проекта;
- определенные границы самостоятельности каждого члена команды в рамках собственной ответственности в принятии решении о сроках, распределении и использовании ресурсов, результатах по проекту;
- групповая позитивная синергия;
- адекватная и справедливая система мотивации членов КМП;
- сбалансированная обратная связь;
- и другие.
В качестве регулирующих процесс самоорганизации инструментов можно использовать:
- корпоративные стандарты, правила и нормы;
- процедуры;
- развивающие мероприятия по корректировке адекватности профессионализма управляющего проекта и членов команды целям и задачам проекта;
- систему регулярных событий, формирующих единый информационный контекст проекта – рабочие совещания по проекту, отчеты по прогрессу и т.п.;
- другие, определяющиеся конкретным проектом.
Резюме
- При использовании системного подхода для построения ТСО КМП всегда следует учитывать неопределенности в проекте, которые связаны с влиянием человеческого фактора. Поэтому типовые подходы можно определить на уровне метатехнологии для групп проектов, обладающих сходными характеристиками.
- Для конкретного проекта всегда требуется построение уникальной ТСО на базе метатехнологии самоорганизации для определенного типа проектов с учетом особенностей конкретного проекта, «зрелости» компании-исполнителя, профессионального потенциала и особенностей индивидуумов, входящих в КМП.
- Целесообразность использования ТСО определяется в каждом конкретном случае и зависит от масштаба проекта (чем выше объемы, тем большая эффективность), его длительностью (чем продолжительней проект, тем большая экономия высокопрофессионального управленческого ресурса) и профессионализма индивидуумов (чем выше профессионализм и мастерство, тем больший эффект).
- Использование ТСО возможно только при определенных условиях: на стадии Team Development, при наличии достаточного для получения кумулятивного эффекта профессионального и человеческого потенциала членов КМП, установленных и выполняемых правилах и процедурах совместной и индивидуальной работы членов КМП.
- Использование ТСО возможно в такой КМП, совокупный потенциал членов который превышает необходимый совокупный профессиональный потенциал, требуемый для осуществления конкретного проекта (требование избыточности системы).
1 Под "инструментами" в данном контексте понимается обобщенное название для используемых в менеджменте проектов технологий, методик, методов, средств, техник и проч., если особо не оговорен вид инструмента (технология, метод, средство и т.п.).
2 Мета... (гр. meta после, за, через) – составная часть сложных слов, обозначающая переход к чему-либо другому.
Литература
- Cleland David I. Strategic Management of Teams. John Wiley & Sons, Inc., New York, 1996. – pp. 292.
- Cleland D.I., Project Management: Strategic Design and Implementation. - New York, NY: McGraw Hill Publishing Company Inc., 1999. – pp.560.
- Михеев В.Н. Проектный Менеджмент для проектно-ориентированных компаний. «Консалтинг», № 1-2, 2002, с. 16-27.
- Verma V., Managing the Project Team. The Human Aspects of Project Management. – V.3, Pennsylvania, PA: PMI, 1997. - pp.296.
- Михеев В.Н. Современная команда менеджмента проекта. ComputerWorld. Директору информационной службы, май 2001г., сс. 14-21.
- ICB - IPMA Competence Baseline. Version 2.0. IPMA Editorial Committee: Caupin G., Knopfel H., Morris P., Motzel E., Pannenbacker O.. - Bremen: Eigenverlag, 1999. - pp.112.
- Михеев В.Н., Товб А.С. Международные и национальные стандарты по управлению проектами, менеджменту проектов и профессиональной компетентности менеджеров проектов. В сб. Трудов 2-ой Всероссийской практической конференции «Стандарты в проектах современных информационных систем», М., 2002. – с.33-37.
- С.Н. Брайнес, Свечинский В.Б. «Принципы организации сложных биологических систем управления»,Москва, Наука, 1967г.
- Н.А.Бернштейн». Пути развития физиологии и связанные с ними задачи кибернетики. Биологические аспекты кибернетики»,Москва,Наука, 1969г.
- В.П.Кузнецов, М.А.Раков. «Самоорганизация в технических системах», Киев, НАУКОВА ДУМКА, 1987г.
- Завадский К.М.»К проблеме прогресса живых и технических сисием», Ленинград,Наука,1970г.
- У.Р.Эшби «Принципы самоорганизации», Москва,Мир,1966г.