Статьи по управлению проектами


Компания Siemens завершает создание Корпоративной системы управления проектами на базе программного обеспечения Primavera


Группа предприятий Siemens завершает самый крупный и перспективный проект за последние годы. Проект представляет собой разработку нового телекоммуникационного решения, являющегося частью стратегии Siemens HiPath, позволяющее передавать данные и голосовые сообщения посредством интернет-протокола. В ближайшее время планируется официальное сообщение и представление проекта на мировом рынке. Для реализации проекта при поддержке Управления по оценке и развитию перспективных проектов была внедрена система управления проектами на базе программного обеспечения Primavera Enterprise компании Primavera Systems с целью увязки всех подпроектов и комплексного управления ими.

Директор Управления по оценке и развитию перспективных проектов Рон Ваупел (Ron Vaupel) отметил, что успешное выполнение проекта не было бы возможно без использования Primavera Enterprise, поскольку данный проект является самым масштабным и сложным из всех реализованных ранее.

В настоящее время Управление по оценке и развитию перспективных проектов успешно применяет программные продукты серии Primavera Enterprise для управления всеми своими проектами, как небольшими, так и крупными.

Краткая справка о компании Siemens

Компания SiemensAG, главный офис которой располагается в г. Мюнхене, Германия, является лидером среди производителей электротехники и других видов электронных товаров. При ежегодном объеме продаж в 78 млрд. евро (87 млрд. долларов) компания Siemens функционирует в 190 странах, имея штат сотрудников около 450000 человек. Компания осуществляет свою деятельность в 9 основных сегментах рынка: коммуникации и связь, автоматизация и контроль, электроэнергия, транспортные перевозки, медицина, осветительная аппаратура, Infineon Technologies AG, финансы и недвижимость и др. Крупнейшим подразделением является департамент коммуникационных услуг и связи, доход которого составляет 26 млрд. евро (29 млрд. долларов). Этот департамент представлен тремя подразделениями: системы коммуникаций и связи, мобильные коммуникации и услуги.

В область деятельности департамента систем коммуникаций и связи входит предоставление услуг для сети предприятий, ориентированных на коммутативные и мультимедийные продукты.

Инновации являются центральным звеном конкурентной стратегии Siemens, таким образом компания фокусируется на разработке и развитии новых продуктов. 75% продаж Siemens приходится на продукты и услуги, выпущенные за последние 5 лет. Для достижения такого высокого уровня развития и выпуска новых продуктов компания Siemens тратит более 5.6 млрд. евро (6.2 млрд. долларов) на исследования и разработку, что составляет 7% дохода с продаж, из которых 2.1 млрд. евро (2.3 млрд долларов) идут на исследования и разработку в области коммуникаций и связи (8% дохода с продаж в этой области).

Окружение проекта

В сферу деятельности группы предприятий Siemens входит поддержание на мировом рынке продуктов и услуг посредством введения инноваций. Уровень качества продуктов компании подтвержден сертификатом ISO от 1993 года.

Управление по оценке и развитию перспективных проектов обеспечивает сопровождение выполнения проектов развития новых продуктов для группы предприятий Siemens. В том числе, в обязанности данного Управления входит определение и внедрение решений по управлению проектами.

С целью повышения эффективности управления проектами Управлением по оценке и развитию перспективных проектов была рассмотрена и внедрена система управления на базе ПО серии Primavera Enerprise.

Данная система управления позволяет планировать, отслеживать и контролировать все стратегические проекты в организации. Это предполагает описание и внедрение основных процедур, процессов и средств по управлению проектами в рамках корпоративной системы предприятия. Такой подход позволяет управлять группой проектов, отслеживать и корректировать выполнение работ, одновременно использующих одни и те же ресурсы. В связи с возросшим числом и сложностью проектов Управление по оценке и развитию перспективных проектов столкнулось с двумя основными проблемами:

1. Обеспечение своевременного выхода нового продукта на рынок;
2. Корректировка плана проекта в связи с изменением условий.

Существующая на предприятии система управления проектами была неспособна решить данные проблемы и поддерживать возросшую сложность новых проектов. Таким образом, компания Siemens стала активно модернизировать процессы управления новыми сложными проектами и пришла к выводу, что для этого требуются более совершенные средства. Организации требовалась система, позволяющая проследить весь комплекс проектов организации и проконтролировать их взаимосвязи. Программное обеспечение, используемое в то время Управлением по оценке и развитию перспективных проектов, требовало больших трудозатрат, связанных с необходимостью участия множества сотрудников для сбора и анализа информации по разным проектам. Кроме того, Управлению требовалась система для управления как крупными проектами, так и множеством небольших взаимосвязанных проектов, представляющих особую значимость для предприятия.

Существующая система управления проектами не давала возможности составления графиков для группы проектов и просмотра наиболее важной информации по группе проектов в целом. В результате, Рон Ваупел, руководитель Управления по оценке и развитию перспективных проектов, принял решение о создании корпоративной системы управления проектами.

Процесс выбора

Рон Ваупел совместно с Диком Лейтом (Dick Leight), менеджером отдела управления проектами, и другими коллегами выдвинули следующие критерии для будущей системы управления проектами:

  • возможность управлять одновременно группой проектов;
  • возможность управлять взаимосвязями проектов;
  • анализ портфеля (группы) проектов;
  • поддержка возможности выбора проекта по заданным критериям;
  • возможность использования лучшего практического опыта
  • контроль выполнения проекта.

По словам Дика Лейта, на выбор ПО фирмы Primavera Systems в качестве средства управления проектами повлияла репутация компании, ее успешная и длительная работа на рынке ПО и сотрудничество с PMI (Институт Управления проектами).

В соответствии с выдвинутыми критериями Рон Ваупел принял решение об использовании продуктов серии Primavera Enterprise. Дик Лейт описал Primavera как систему, имеющую богатые возможности и устойчивые характеристики для достижения успеха организации. Вернер Экл (Werner Eckl), член команды управления и контроля проектов, заметил, что еще одним достоинством Primavera является ее дружелюбный интерфейс.
Решения, предлагаемые Primavera, были выбраны в качестве одного из базовых элементов корпоративной системы управления проектами.

Внедрение

Управление по оценке и развитию перспективных проектов начало внедрение Primavera Enterprise в октябре 1999 года, после того как был разработан пилотный портфель проектов, включающий от 10 до 20 проектов. Как раз в это время компания Siemens начала самый крупномасштабный и наиболее сложный проект за последние годы. Работа над данным проектом требовала синхронизации усилий всех членов команды и координации действий около 2000 участников проекта. Управление по оценке и развитию перспективных проектов приняло решение об использовании Primavera Enterprise для планирования и контроля этого проекта. Совместно с компанией INTECo GmbH, авторизованным представителем фирмы Primavera Systems в Германии, Управлением по оценке и развитию перспективных проектов было организовано обучение по работе с программным обеспечением серии Primavera Enterprise для 60 руководителей и менеджеров проектов. <./p>

Процесс внедрения Primavera Enterprise был ускорен с целью завершения проекта в двухгодичный срок.

Управление по оценке и развитию перспективных проектов начало использование Primavera Enterprise в январе 2000 года. В настоящее время Siemens завершает разработку системы управления портфелями проектов. Начало полномасштабного использования корпоративной системы управления проектами намечено на середину 2002 года.

Результаты внедрения СУП на базе Primavera Enterprise

Очевидные результаты

1. Управление крупными комплексными проектами
Управление по оценке и развитию перспективных проектов уверено, что налаженный процесс разработки продукции и корпоративная культура организации позволят, используя Primavera Enterprise, осуществлять проекты в рамках бюджета и в запланированные сроки.

Использование Primavera Enterprise позволило управлять резервами времени, уделяя особое внимание последовательности выполнения работ и работам проекта, выполнение которых оказывает решающее влияние на результаты проекта.

Внедрению системы предшествовал трудоемкий процесс сбора и анализа данных для обоснования необходимости использования программного обеспечения для управления проектами. Масштаб и сложность нового проекта HiPath показали, что управление таким крупным проектом не возможно без использования ПО.

По словам Рона Ваупела, использование Primavera Enterprise и метода критического пути способствовали сокращению продолжительности проектов на 15-20% и позволили избежать задержек при реализации проекта.

Вернер Экл придает особое значение поддержке, которую оказывает Primavera Enterprise менеджерам проектов.

2. Масштаб проектов и управление взаимосвязями
Primavera Enterprise предусматривает управление не только множеством независимых проектов, но и взаимосвязанными проектами (группой проектов). Кроме того, Primavera Enterprise построена на реляционных базах данных Oracle и Microsoft SQL Server для обеспечения масштабируемости управления проектами на предприятии. Сегодня Управление по оценке и развитию перспективных проектов управляет 60 проектами, рассчитанными на сотни человеко-лет с множеством взаимозависимостей.

По словам Рона Ваупела, эффективность использования ресурсов возросла в 3-4 раза в результате использования ПО Primavera.

3. Сокращение процесса планирования
Primavera Enterprise позволяет создавать шаблоны многократно повторяющихся проектов, таким образом, менеджер проекта может быстро моделировать новый проект, используя работы, организационную структуру и другую вспомогательную информацию из библиотеки типовых проектов. Рон Ваупел утверждает, что компания Siemens сократила расходы на планирование проекта на 25%.

Анализ структуры проектов предприятия (EPS) позволяет определять доступность всех трудовых и нетрудовых ресурсов в данный момент времени. Это дает возможность выделять высвободившиеся ресурсы в определенное время на определенные работы.

Стратегические возможности

1. Совершенствование процессов
Управление по оценке и развитию перспективных проектов развивает стратегию совершенствования процессов на предприятии посредством установления связей между командами проектов, обмена полученными результатами и построения системы управления проектами на основе обратной связи.

2. Корпоративная культура и ориентация на заказчика
Корпоративная культура предприятия предполагает единство менеджеров проектов, исполнителей и других участников проектов в достижении общих целей организации.

"Стандартизированное хранилище данных проекта дает возможность вести архив проектов. Primavera позволяет с наибольшей отдачей использовать опыт, накопленный нами за годы работы", - сказал Рон Ваупел.

3. Управление знаниями
Dr. Heinrich V. Pierer, президент и исполнительный директор Siemens AG в своем ежегодном обращении за 2000 год к акционерам сказал: "Наша главная задача - и от ее выполнения зависит наше будущее - организация электронной сети и управление нашими внутренними знаниями для повышения эффективности работы и удовлетворения потребностей заказчиков. Основным инструментом для решения данной задачи является сохранение данных проектов, реализованных нами, в единой легко доступной базе знаний. Конечная цель - убедиться, что все сотрудники организации имеют доступ к постоянно изменяющейся базе знаний".

В настоящее время банк знаний компании Siemens сформирован и активно используется.

Учет накопленного опыта и разработка структур команд проектов позволили Управлению по оценке и развитию перспективных проектов повысить качество процессов, реализуемых в организации.

4. Рост продаж
В результате внедрения системы управления проектами на базе продуктов Primavera была разработана система классификации продукции Siemens. Это в значительной мере упростило работу с заказчиками. Кроме того, все большее число заказчиков предпочитают, чтобы их запросы обрабатывались на базе программного обеспечения Primavera.

Таким образом, торговые представители Primavera получили дополнительные продажи своего продукта. Рон Ваупел надеется на дальнейшее сотрудничество с компанией Primavera Systems: "Заказчики постоянно интересуются продуктами Primavera. Например, компания Hong Kong Airport, один из наших клиентов, выразила желание использования ПО Primavera Systems, как необходимого условия заключения контракта".

Будущие возможности

Внедрив Primavera Enterprise и распространив ее на всех предприятиях Siemens, Управление по оценке и развитию перспективных проектов ожидает повышения эффективности корпоративного управления проектами.

В ближайшем будущем предприятия Siemens рассчитывают на увеличение прибыли, связанное с использованием продуктов Primavera. Управление по оценке и развитию перспективных проектов намеревается связать процесс стратегического планирования с циклом планирования нового продукта. Компания Siemens разработала план ведения проектов на 4-5 лет вперед. Primavera Enterprise дает возможность определять наилучшее сочетание проектов в соответствии с требуемым показателем ROI. Это повышает эффективность инвестирования и позволяет больше вкладывать в наиболее перспективные отрасли - предприятия связи и коммуникаций.

"В настоящее время у нас небольшие IP и мультимедийные проекты и мы планируем одновременно начать ряд новых проектов, - сказал Рон Ваупел. - С помощью корпоративного управления проектами у нас появилась возможность определять наиболее приоритетные и перспективные проекты и концентрировать все усилия на их выполнении".

Важным результатом внедрения системы является повышение эффективности работы команды и удовлетворенности трудом работников. Посредством Primavera Enterprise, работники имеют возможность ознакомиться не только с текущими, но и со стратегическими планами компании.

В настоящее время Управление по оценке и развитию перспективных проектов проводит работу по наполнению базы данных Primavera Enterprise трудовыми ресурсами (включая назначение ролей и уровня квалификации каждого работника) с целью повышения эффективности распределения ресурсов. Управление ожидает, что по завершении этого процесса, ситуация на рынке продаж заметно улучшится.

Возможность контролировать критичность использования ресурсов позволит усовершенствовать процесс планирования выпуска новой продукции. Вернер Экл отметил, что использование Primavera Enterprise позволит топ-менеджерам создать полную картину всех своих проектов - от укрупненного анализа по статьям затрат и структуре декомпозиции работ до упреждающего контроля за крайними сроками завершения проекта, результатами и рисками. Корпоративное управление проектами - это инструмент эффективного принятия решений.

Заключение

Primavera Enterprise внесла ощутимый вклад в эффективность функционирования предприятий Siemens.

Используя решения, предлагаемые Primavera, компания Siemens:

  • завершила самый крупный и сложный проект последних лет;
  • снизила затраты на планирование проектов;
  • снизила стоимость реализации проектов посредством эффективного управления и распределения ресурсов;
  • продвинулась в реализации стратегии усовершенствования;
  • сконцентрировала усилия на удовлетворении потребностей покупателей;
  • усовершенствовала процесс управления знаниями;
  • повысила уровень продаж.

Продолжающееся обучение и изучение дополнительных возможностей программных продуктов серии Primavera Enterprise способствует усилению и расширению позиций предприятий Siemens на рынке, обеспечивая конкурентные преимущества в области полномасштабного управления проектами.


Вернуться к новостям