Не удивителен тот факт, что только 29 процентов IT-проектов завершаются успешно, в соответствии со Standish Group. Консультанты в области управления проектами и поставщики программных обеспечений говорят, что они видят постоянные ошибки IT-отделов, которые повторяют их снова и снова: IT-группы не следуют стандартному процессу управления проектами. Они не обладают подходящим штатом сотрудников, работающих над проектом, не оценивают риски, которые могут поставить под угрозу их проекты, не пытаются найти способы их предотвращения. Список ошибок разматывается подобно клубку пряжи. Большинство ошибок, в управлении проектами IT-отделов сводятся либо отсутствием надлежащего планирования, либо отсутствием взаимопонимания (между проектной группой или между проектной командой и спонсоров проекта). Эти ошибки могут быть фатальными. Но их также можно избежать. Справиться со всеми проблемами и избежать их помогут консультанты и специалисты области управления проектами. А также они могут предложить пути предотвращения ошибок. Ниже приведен список 14 наиболее распространенных ошибок, которые должны помочь вам определить, правильно ли протекает процесс работы. Ваш проект добьется успеха, Вы повысите уровень удовлетворенности клиентов, IT-акции организации увеличатся в цене, компания станет конкурентоспособной.

Ошибка № 1
Недостаток правильных ресурсов, отсутствие навыков работы.
Последствия: Над проектом работает неподходящий штат работников, который играет немаловажную роль.
Отсутствие компетентных людей, работающих над проектом, может привести к его провалу. «Основным ключом успеха проекта, является правильно подобранный персонал с определенными навыками» говорит Joel Koppelman, исполнительный директор по управлению проектами программного обеспечения Primavera.
Решение: IT-руководителям проектов необходима полная видимость навыков работы всех их ресурсов, включая консультантов, подрядчиков и работодателей, говорит Koppelman. В этом могут помочь специалисты по управлению проектами, нужно лишь правильно распределить работу людей, назначить компетентного менеджера.

Ошибка № 2
Отсутствие опытных руководителей.
Последствия: В отсутствие опытного руководителя у руля, проект в быстром темпе выходит из под контроля.
Решение: Нанять руководителей с сертификатами, подтверждающими знания в области управления проектами. Matthew Strazza, вице-президент сервиса услуг (Северная Америка) компании CA, говорит, что хорошие руководители обязаны обладать навыками управления. Они должны знать, как управлять рисками, работать с людьми, заботиться о безопасности и бюджете, оповещать клиентов обо всех происходящих изменениях. Хороший менеджер проекта также должен обладать техническими знаниями.

Ошибка № 3
IT-компании не следуют стандартам.
Последствия: Это вторая из наиболее распространенных ошибок управления проектами. Отсутствие методологии повышает риск того, что задачи, связанные с проектом, будут невыполнимы и, в конечном счете, проект не будет завершен во время и в рамках бюджета.
Решение: Методология управления проектами позволяет эффективно решать поставленные задачи и осведомлять обо всех происходящих событиях, связанных с проектом.
«Методология позволяет устранить множество рисков, связанных с IT-проектами», сказал Cheney.

Ошибка № 4
Дополнения, вносимые в процесс.
Последствия: Негибкость процесса, отсутствие взаимопонимания.
Решение: Будьте гибкими и общайтесь с авторами проекта и заинтересованными сторонами. Если вносимые дополнения не выходят за рамки бюджета и сроков выполнения проектов, их можно добавлять.

Ошибка № 5
Не отслеживаются изменения в процессе работы над проектом.
Последствия: Бюджет и сроки проекта выходят из под контроля.
Решение: Strazza рекомендует: если человек обращается к вам с просьбой изменить что-то по его желанию (например, дополнительные детали или функции), сначала необходимо занести все изменения в документ, а менеджер проекта должен будет определить, будут ли влиять эти изменения на бюджет и сроки проекта.

Ошибка № 6
Отсутствие точной и актуальной информации о состоянии проекта.
Последствия: Нельзя управлять тем, чего не знаешь — сказал Peter Drucker.
Решение: Программное обеспечение.

Ошибка № 7
Игнорирование возникающих проблем.
Последствия: Проблемы не решаются сами по себе. Они продолжают увеличиваться и если не устранять их на ранней стадии, то они окажут существенное влияние на бюджет проекта.
Решение: Нужно научиться исправлять ошибки и устранять возникающие проблемы.
Не следует откладывать проблемы в долгий ящик и забывать о них.

Ошибка № 8
Неправильно установленные сроки.
Последствия: Неправильно установленные сроки, приведут к конфликтным ситуациям.
Более того, IT-компаниям не хватает ясности и точности. Проект нужно закончить в сроки и в надлежащем бюджете, согласно ожиданиям клиентов.
Решение: Необходимо продумывать проект, все его детали и только после приступать к работе высказываются Intellilink Solutions’ Kondo.

Ошибка № 9
Не уделяется внимание взаимозависимости проектов.
Последствия: Проекты, не находятся в изоляции. Они часто зависят от других проектов, протекающих в то же время. Большой проблемой является то, когда руководители не видят взаимозависимости между проектами.
Решение: Необходимо принимать зависимость во внимание при планировании проектов. Общение с заинтересованными сторонами и построение диаграммы проекта может помочь в решение этой проблемы.

Ошибка № 10
Не рассматривается Закон Мерфи.
Последствие: Происходит неразбериха, которой удивляются IT-компании. Проект выходит за пределы трека.
Решение: Нужно произвести оценку рисков как часть проектного планирования. Затем выявить пути их возможного уменьшения, говорит генеральный директор Primavera Koppelman. Необходимо потратить время на обдумывания и перед вами появится огромный список решения проблем возникновения рисков, говорит Koppelman. «Эта работа не займет много времени, и будет полезной в обнаружение слабых мест проекта».

Ошибка № 11
Необходимо следить за происходящими изменениями.
Последствия: Время, деньги и напряженная работа, которые были затрачены на доставку новых IT-возможностей, может быть напрасной, если пользователи не принимают новые технологии.
Решение: Необходимо уделить время на возможное столкновение на первом этапе планирования проекта, рассмотреть его детально. Не все изменения негативны. Нужно выявить субъекты, чьи работы будут затронуты новыми возможностями. И составить план работы.

Ошибка № 12
Незаконченность графика.
Последствия: Команда, работающая над проектом, не может четко ответить на вопросы, связанные с точной датой завершения проекта.
Решение: Кларк говорит, быстрый способ закончить работу с графиком проекта заключается в том, чтобы определить все мероприятия, связанные с проектом (например, объем, требования, испытания и реализация), а затем придать им определенные сроки. Управление проектом программного обеспечения также может помочь в создании графиков.

Ошибка № 13
IT не отталкивается от возможности увеличения сроков завершения проекта.
Последствия: Потеря репутации компании.
Решение: IT-менеджеры должны объяснять руководителям, что сделают все возможное для завершения проекта в срок, с выделенным бюджетом. Но нужно учитывать, что могут произойти непредвиденные ситуации, которые могут повлиять на срок завершения.

Ошибка № 14
Отсутствие непосредственного общения с авторами проекта и заинтересованными сторонами.
Последствия: Не достигаются ожидаемые требования и цели.
Решение: Проект необходимо обсуждать в аудитории, сказала Kondo. Обсуждаются недоразумения, связанные с проектом или система поставленных требований. Обсуждается вся информация, от разработки до внедрения. Все детально обговаривается.

Источник — http://www.networkworld.com/news/2008/072308-the-14-most-common-project.html?page=1