PM.contract - планирование и контроль закупочной деятельности

Решение PM.contract предназначено для автоматизации закупочной деятельности в части услуг в проектно-ориентированной компании. Решение необходимо для автоматизации полного цикла закупочной деятельности от регистрации конкурсных процедур до контроля выполнения обязательств по заключенным договорам. Интеграция решения с календарно-сетевыми графиками ПО Oracle Primavera позволяет снизить трудозатраты, как на подготовку данных по проводимым конкурсным процедурам, регистрируемым в системе, так и трудозатраты, связанные с контролем договорной деятельности. Функционал, реализованный в модуле, позволяет детально планировать и контролировать целевой бюджет проекта, а так же планировать и контролировать финансирование проекта с учетом графика выполнения работ.

Основной функционал:

  • Планирование и контроль проведения конкурсных процедур на услуги и сервис с учетом данных календарно-сетевого графика
  • Формирование единого реестра тендеров по проведенным, текущим и будущим конкурсам с коммерческими предложениями по каждому конкурсу
  • Формирование и контроль основных типов договоров закупочной деятельности в части услуг и сервиса на основании данных по работам календарно-сетевого графика одного или нескольких проектов
  • Планирование и контроль целевого бюджета на услуги и работы по проектам, с возможностью коррекции и контроля отклонений
  • Формирование и контроль исполнения плана финансирования в рамках проекта с возможностью его пересмотра на основании данных календарно-сетевого графика
  • Контроль выполнения договоров на основании актов закрытия работ (аналог КС-2), актов закрытия статей затрат, актов закрытия этапов работ
  • Контроль фактических платежей по заключенным договорам с возможностью контроля отклонений от планируемых показателей
  • Оповещения пользователей о планируемых или произошедших событиях с помощью преднастроенных маркеров
  • Стандартный пакет отчетов в системе.

Удобный интерфейс для планирования и контроля закупочной деятельности проектно-ориентированной компании

Интерфейс решения PM.contract обеспечивает пользователям быстрый доступ к основным документам, справочникам и отчетам системы. При этом ее интерфейс может быть гибко адаптирован и настроен под конкретного пользователя в зависимости от его функциональных потребностей и предоставленных ему прав доступа к объектам системы. Эффективная система напоминаний, встроенная в интерфейс, автоматически обеспечивает своевременное напоминание о задачах по актуальным для ответственного пользователя документам.

Централизованное хранение справочников и архивов документов по закупочной деятельности

Функционал системы PM.contract позволяет пользователям вносить, хранить и поддерживать в актуальном состоянии основные справочные данные, необходимые для автоматизации всех процессов закупочной деятельности в части услуг, начиная от организации конкурсных мероприятий и планирования договорных отношений, заканчивая контролем выполнения взятых обязательств. Также возможно организовать ведение справочников с учетом прав пользователей, что позволяет выделять ответственных за конкретные справочники структуры в системе.

Планирование и контроль конкурсных мероприятий

Система поддерживает процессы, связанные с конкурсной деятельностью, включая подготовку содержания проводимого конкурса за счет интеграции с ПО Oracle Primavera. В системе возможно регистрировать перечень поданых или полученных коммерческих предложений, а также производить выбор предложений-победителей. При этом функционал системы позволяет хранить полную информацию обо всех прошедших, текущих и будущих конкурсных мероприятиях в виде реестра тендерных заявок и предложений.

Контроль выполнения работ и исполнения договорных обязательств

Система PM.contract поддерживает различные типы договоров, позволяющих, с одной стороны, учитывать специфику договорной деятельности в разных компаниях, а с другой — в рамках проектной деятельности одной организации реализовать полный цикл договорных отношений — от планирования договора с заказчиками и подрядчиками до контроля исполнения обязательств по нему. Возможность системы осуществлять обмен данными с ПО Oracle Primavera позволяет автоматизировать процесс формирования содержания договора в части сроков его выполнения и стоимости на основании календарно-сетевого графика проекта. Зарегистрированный договор системы содержит в себе помимо данных о сроках и стоимости, сведения о статьях затрат, плане финансирования, составе документов, позволяющих отслеживать объемы выполненных работ и финансирования по данному договору.

Планирование, контроль, прогнозирование затрат и финансирования закупочной деятельности

Реализованный в системе функционал позволяет формировать целевой бюджет закупочной компании и контролировать его исполнение, а также отслеживать лимит освоения по договорам с исполнителями, учитывая бюджетные ограничения проектных статьей затрат. За счет централизованного хранения всех договоров с заказчиками и исполнителями функционал системы позволяет планировать и контролировать текущие и будущие взаиморасчеты между ними с учетом договорных обязательств.

Консолидированная отчетность закупочной деятельности с различным уровнем детализации

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, в том числе ПО Oracle Primavera с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения отчетов позволяет пользователям системы использовать различные функции фильтрации и группировки для получения требуемых данных, а так же адаптировать отчетные формы под стандарты управленческой отчетности, принятые внутри организации.

Гибкая система ролей и прав пользователей

Система позволяет настраивать права доступа к данным для различных ролей системы. Настройка осуществляется с учетом требований компании-заказчика как на уровне доступа к справочникам и документам системы, так и на уровне прав доступа к проектам в ПО Oracle Primavera. Функционал системы позволяет разграничивать также права на создание, удаление и изменение объектов системы с регистрацией всех производимых пользователем действий в специальном журнале, доступном администратору системы.

Интеграция в существующие корпоративные информационные системы

Встроенные в систему механизмы интеграции позволяют внедрить решение в существующую корпоративную IT инфраструктуру, используя различные механизмы и протоколы обмена данными(XML, SOAP, ActiveX и т.д.) со сторонними решениями и платформами. Использование существующих технических и методических решений по обмену данными со сторонними решениями позволит ускорить процесс внедрения комплексного решения и обеспечить обмен требуемыми данными.

Сертифицированное программное обеспечение на базе промышленной платформы с возможностью адаптации и масштабирования системы

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, включая ПО Oracle Primavera, с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения отчетов позволяет пользователям применять различные функции фильтрации и группировки для получения требуемых данных, а так же адаптировать отчетные формы под стандарты управленческой отчетности принятые внутри предприятия.

Техническая и методическая поддержка созданной системы

В состав поставки программного обеспечения входят инструкции пользователей и администраторов системы. ГК «ПМСОФТ» осуществляет техническую поддержку системы в виде бесплатных обновлений программного обеспечения и помощи специалистов компании пользователям системы при работе с ней. ГК «ПМСОФТ» также готовит специалистов на авторизованных курсах для работы с решением, внедренным у Заказчика.