PM.procurement - планирование и контроль закупочной деятельности в части материалов и оборудования

Решение PM.procurement предназначено для автоматизации закупочной деятельности проектно-ориентированной компании в части материалов и оборудования. Программный продукт поддерживает решение задач материально-технического обеспечения на всех фазах реализации проекта – от формирования заявок на поставку оборудования, планирования и контроля результатов конкурсов на закупку материалов, договорной деятельности до контроля поставок оборудования и его отгрузки в монтаж. Использование функционала интеграции с календарно-сетевыми графиками проектов ПО Oracle’s Primavera позволит планировать сроки поставки материалов и оборудования с учётом реальной потребности в них, а также контролировать изменения графика выполнения работ по факту поставок материально-технических ресурсов для реализации проекта.

Основной функционал:

Формирование и поддержание в актуальном состоянии номенклатурного справочника оборудования и материалов с его интеграцией с реестром ресурсов ПО Oracle’s Primavera, загрузкой справочника из Excel
Хранение информации о составе и взаимозаменяемости оборудования, его поставщиках в номенклатурном справочнике системы, хранение ценовых данных по каждому конкретному поставщику
Формирование реестра потребностей проектов в материально-технических ресурсах на основании данных календарно-сетевого графика выполнения работ
Формирование монтажных комплектов в процессе планирования и контроля поставок оборудования
Формирование разделительных ведомостей, заказных спецификаций для возможности работы со списком потребностей сотрудникам разных подразделений.
Автоматизированное формирование спецификаций на поставку
Организация процедуры отслеживания жизненного цикла поставки каждой конкретной потребности, с возможностью формирования аналитического отчета.
Организация конкурсных процедур с регистрацией коммерческих предложений на поставку оборудования и материалов
Формирование договоров поставки материалов и оборудования с возможностью последующего контроля выполнения договорных обязательств
Планирование и контроль финансирования поставщиков в рамках договорных отношений
Планирование целевого и текущего бюджетов на закупку оборудования и материалов с возможностью коррекции отдельных статей затрат проектного бюджета
Формирование комплексных договоров на выполнение работ проекта и поставку материально-технических ресурсов
Учет складской деятельности, включая контроль получения, резервирования, перемещения, выдачи материалов и оборудования в монтаж
Оповещение пользователей о планируемых или произошедших событиях с помощью преднастроенных маркеров
Стандартный пакет отчетов в системе.

1. Удобный интерфейс для планирования и контроля закупочной деятельности проектно-ориентированной компании

Схематично изображенный сквозной бизнес-процесс, предоставляющий быстрый доступ к основным документам, справочникам и отчетам системы;
Возможность адаптации интерфейса с учетом различных ролей пользователей системы;
Встроенная в интерфейс модуля эффективная система напоминаний.

Для быстрого и удобного доступа к основным документам, справочникам и отчетам системы в интерфейсе решения отражено схематическое представление сквозного бизнес-процесса закупочной деятельности в части закупки материалов и оборудования. Интерфейс модуля в целом может быть достаточно легко подстроен под потребности и задачи пользователей в зависимости от ролей, под которыми они работают в системе. Эффективный инструмент автоматического напоминания – цветовые маркеры – предназначен для того, чтобы оповещать пользователей о планируемых или произошедших событиях, связанных с проектами, и сигнализировать потенциальные проблемы до того, как они скажутся на сроках реализации проекта.

2. Сквозной бизнес-процесс проведения закупочной кампании в проектно-ориентированной организации

Автоматизированный процесс формирования потребностей проекта в материально-технических ресурсах с привязкой к календарно-сетевому графику;
Автоматизированные процессы организации конкурсных мероприятий и договорных отношений с фиксацией основных условий и контролем их выполнения.

Функционал, заложенный в систему PM.procurement, позволяет полностью автоматизировать процесс осуществления закупочной деятельности в проектно-ориентированной компании. Пользователи имеют возможность автоматически формировать реестр потребностей проекта в материально-технических ресурсах с привязкой к календарно-сетевому графику, а также организовывать конкурсные мероприятия и вести договорные отношения, регистрируя в системе основные условия деловых соглашений и контролируя их выполнение. Функционал, заложенный в систему, позволяет автоматизировать отслеживание каждой потребности на всем жизненном цикле закупки, от момента возникновения потребности до поступления на склад и отпуска в монтаж (списания).

3. Централизованное хранение справочников и архивов документов по закупочной деятельности

Создание и поддержание в актуальном состоянии централизованной системы справочников, используемых в закупочной деятельности, включая номенклатурный справочник оборудования и материалов, справочник складов и т.п.;
Формирование реестров всех зарегистрированных в системе документов по прошедшим, текущим и будущим закупочным кампаниям;
Возможность создания настраиваемых под различных пользователей реестров документов.

Система PM.procurement предоставляет широкие возможности в части централизованного хранения и поддержания в актуальном состоянии справочников и документов, составляющих необходимое в рамках проекта документационное обеспечение для управления закупочной и складской деятельностью. В модуле пользователи имеют возможность вести ряд справочников, включая справочник оборудования и справочник складских помещений, а также хранить реестр всех зарегистрированных документов по прошедшим, текущим и будущим закупочным кампаниям.

4. Планирование и контроль конкурсных мероприятий

Регистрация конкурсных мероприятий с поставщиками оборудования с возможностью формирования лотов на поставку оборудования и планированием платежей;
Формирование архива предложений по проводимым конкурсным мероприятиям от всех поставщиков с регистрацией предложения-победителя;
Автоматическое получение данных о требуемых сроках и объемах закупки материально-технических ресурсов на основании данных календарно-сетевого графика ПО Oracle Primavera.

В рамках модуля PM.procurement реализован широкий функционал, предназначенный для проведения планирования и контроля конкурсных мероприятий с поставщиками оборудования. Он позволяет регистрировать само конкурсное мероприятие, выбирать предложение-победителя, сохраняя при этом архив всех поступавших от поставщиков предложений. Система также позволяет автоматически получать данные о требуемых сроках и объемах закупки материально-технических ресурсов по данным графиков ПО Oracle Primavera, на основании которых могут формироваться лоты на поставку оборудования и материалов в модуле PM.procurement.

5. Контроль поставляемого оборудования и исполнения договорных обязательств

Регистрация различных типов договоров на закупку материалов и оборудования, включая разовые и рамочные, с возможностью регистрации дополнительных соглашений и хранения истории по договорам;
Контроль исполнения бюджета в рамках договорной деятельности;
Регистрация документов, подтверждающих фактические поставки оборудования и материалов, и финансирование в рамках договорных обязательств;
Передача информации о договорных сроках поставки оборудования и материалов в календарно-сетевой график ПО Oracle Primavera;

Функционал модуля позволяет пользователям создавать не только основные договоры поставки, но и дополнительные, рамочные соглашения. Система предполагает также формирование комплексных договоров, включающих как оказание услуг, так и поставку материально-технических ресурсов. В рамках договора имеется возможность регистрировать фактические поставки. Интеграционные возможности модуля позволяют передавать ограничения по договорным срокам поставки оборудования и материалов в календарно-сетевой график проекта ПО Oracle Primavera.

6. Планирование и контроль затрат и финансирования закупочной деятельности

Планирование, контроль и прогнозирование бюджета проекта с учетом закупочной кампании, в т.ч. статей затрат на закупку материалов и оборудования;
Формирование плана финансирования по каждому договору;
Установление бюджетных ограничений на статьи затрат проекта, а также контроль их освоения в процессе формирования договоров с подрядными организациями;
Планирование и контроль взаиморасчетов в рамках договорных обязательств, как по каждому договору, так и по проекту в целом.

Модуль PM.procurement дает возможность осуществлять прогнозирование целевого бюджета закупочной кампании в целом с возможностью планирования и корректировки текущего бюджета каждой отдельной статьи затрат. При этом для конкретной статьи затрат может быть установлено бюджетное ограничение, а в процессе формирования договоров с подрядными организациями может вестись контроль освоения бюджета по данной статье затрат. В рамках конкретного договора формируется календарь платежей путем использования готовых моделей оплат, позволяющих учитывать такие параметры, как дата заключения конкретного договора, плановая дата и периодичность поставки. Планирование и контроль взаиморасчетов в рамках договорных обязательств может осуществляться как по каждому договору, так и по проекту в целом.

7. Консолидированная отчетность по закупочной деятельности с различным уровнем детализации

Формирование отчетности на основании данных нескольких систем;
Построение как графических, так и табличных отчетов;
Возможность переноса данных из отчетов в MS Excel;
Адаптация форм отчетности к шаблонам, используемым в компании.

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, в том числе ПО Oracle Primavera с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения табличных отчетов позволяет пользователям системы использовать различные функции фильтрации и группировки для получения требуемых данных, а так же адаптировать отчетные формы под стандарты управленческой отчетности принятые внутри предприятия.

8. Гибкая система ролей и прав пользователей

Настройка ролей системы по требованию заказчика;
Разграничения прав доступа к документам и справочникам системы с учетом прав в ПО Oracle Primavera;
Разграничение прав на создание, изменение, утверждение, удаление документов и справочников системы;
Регистрация действий пользователей в системе.

Система позволяет настраивать права доступа для различных ролей системы. Настройка осуществляется с учетом требований компании-заказчика как на уровне доступа к справочникам и документам системы, так и на уровне прав доступа к проектам в ПО Oracle Primavera. Функционал системы позволяет разграничивать также права на создание, удаление и изменение объектов системы с регистрацией всех производимых пользователем действий в специальном журнале, доступном администратору системы.

9. Интеграция системы в IT-инфраструктуру компании-заказчика

Возможность гибкого внедрения системы в существующую корпоративную среду, созданную как на промышленных решениях, так и разработанную собственными силами;
Использование различных механизмов и протоколов обмена данными, в том числе XML, SOAP, ActiveX и др.;
Использование существующих технических и методических решений по обмену данными со сторонними системами.

Встроенные в систему механизмы интеграции позволяют внедрить решение в существующую в компании-заказчика корпоративную IT-инфраструктуру, используя различные механизмы и протоколы обмена данными (XML, SOAP, ActiveX, др.) со сторонними решениями и платформами. Использование существующих технических и методических решений по обмену данными со сторонними решениями позволит ускорить процесс внедрения комплексного решения и обеспечить обмен требуемыми данными.

10. Сертифицированное программное обеспечение на базе промышленной платформы с возможностью адаптации и масштабирования системы

За счет использования промышленной платформы для создания решения его адаптация и масштабирование может производиться как сторонними организациями, так и собственными силами компании-заказчика;
Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения - от персонального однопользовательского до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий;
Возможность различных вариантов хранения данных, в том числе используя промышленные СУБД.

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, включая ПО Oracle Primavera, с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения отчетов позволяет пользователям применять различные функции фильтрации.

11. Техническая и методическая поддержка созданной системы

В состав поставки программного обеспечения входят инструкции как пользователей, так и администраторов системы;
ГК «ПМСОФТ» готовит специалистов на авторизованных курсах для работы с решением, внедренным у Заказчика;
Техническая поддержка, осуществляемая ГК «ПМСОФТ», предназначена для оказания помощи пользователям в работе с системой;
Пользователи системы в рамках технической поддержки имеют возможность бесплатно получать обновления программного обеспечения.

В состав поставки программного обеспечения входят инструкции пользователей и администраторов системы. ГК «ПМСОФТ» осуществляет техническую поддержку системы в виде бесплатных обновлений программного обеспечения и помощи специалистов компании пользователям системы при работе с ней. ГК «ПМСОФТ» также готовит специалистов на авторизованных курсах для работы с решением, внедренным у Заказчика.

Информация о прошлых версиях программы