PM.procurement - планирование и контроль закупочной деятельности в части материалов и оборудования

Решение PM.procurement предназначено для автоматизации закупочной деятельности проектно-ориентированной компании в части материалов и оборудования. Программный продукт поддерживает решение задач материально-технического обеспечения на всех фазах реализации проекта – от формирования заявок на поставку оборудования, планирования и контроля результатов конкурсов на закупку материалов, договорной деятельности до контроля поставок оборудования и его отгрузки в монтаж. Использование функционала интеграции с календарно-сетевыми графиками проектов ПО Oracle’s Primavera позволит планировать сроки поставки материалов и оборудования с учётом реальной потребности в них, а также контролировать изменения графика выполнения работ по факту поставок материально-технических ресурсов для реализации проекта.

Основной функционал:

• Формирование и поддержание в актуальном состоянии номенклатурного справочника оборудования и материалов с его интеграцией с реестром ресурсов ПО Oracle’s Primavera, загрузкой справочника из Excel
• Хранение информации о составе и взаимозаменяемости оборудования, его поставщиках в номенклатурном справочнике системы, хранение ценовых данных по каждому конкретному поставщику
• Формирование реестра потребностей проектов в материально-технических ресурсах на основании данных календарно-сетевого графика выполнения работ
• Формирование монтажных комплектов в процессе планирования и контроля поставок оборудования
• Формирование разделительных ведомостей, заказных спецификаций для возможности работы со списком потребностей сотрудникам разных подразделений.
  
  
  
  
• Автоматизированное формирование спецификаций на поставку
• Организация процедуры отслеживания жизненного цикла поставки каждой конкретной потребности, с возможностью формирования аналитического отчета.
• Организация конкурсных процедур с регистрацией коммерческих предложений на поставку оборудования и материалов
• Формирование договоров поставки материалов и оборудования с возможностью последующего контроля выполнения договорных обязательств
• Планирование и контроль финансирования поставщиков в рамках договорных отношений
• Планирование целевого и текущего бюджетов на закупку оборудования и материалов с возможностью коррекции отдельных статей затрат проектного бюджета
• Формирование комплексных договоров на выполнение работ проекта и поставку материально-технических ресурсов
  
  
  
  
• Учет складской деятельности, включая контроль получения, резервирования, перемещения, выдачи материалов и оборудования в монтаж
• Оповещение пользователей о планируемых или произошедших событиях с помощью преднастроенных маркеров
• Стандартный пакет отчетов в системе.
  
   

1. Удобный интерфейс для планирования и контроля закупочной деятельности проектно-ориентированной компании

• Схематично изображенный сквозной бизнес-процесс, предоставляющий быстрый доступ к основным документам, справочникам и отчетам системы;
• Возможность адаптации интерфейса с учетом различных ролей пользователей системы;
• Встроенная в интерфейс модуля эффективная система напоминаний.

Для быстрого и удобного доступа к основным документам, справочникам и отчетам системы в интерфейсе решения отражено схематическое представление сквозного бизнес-процесса закупочной деятельности в части закупки материалов и оборудования. Интерфейс модуля в целом может быть достаточно легко подстроен под потребности и задачи пользователей в зависимости от ролей, под которыми они работают в системе. Эффективный инструмент автоматического напоминания – цветовые маркеры – предназначен для того, чтобы оповещать пользователей о планируемых или произошедших событиях, связанных с проектами, и сигнализировать потенциальные проблемы до того, как они скажутся на сроках реализации проекта.

2. Сквозной бизнес-процесс проведения закупочной кампании в проектно-ориентированной организации

• Автоматизированный процесс формирования потребностей проекта в материально-технических ресурсах с привязкой к календарно-сетевому графику;
• Автоматизированные процессы организации конкурсных мероприятий и договорных отношений с фиксацией основных условий и контролем их выполнения.

Функционал, заложенный в систему PM.procurement, позволяет полностью автоматизировать процесс осуществления закупочной деятельности в проектно-ориентированной компании. Пользователи имеют возможность автоматически формировать реестр потребностей проекта в материально-технических ресурсах с привязкой к календарно-сетевому графику, а также организовывать конкурсные мероприятия и вести договорные отношения, регистрируя в системе основные условия деловых соглашений и контролируя их выполнение. Функционал, заложенный в систему, позволяет автоматизировать отслеживание каждой потребности на всем жизненном цикле закупки, от момента возникновения потребности до поступления на склад и отпуска в монтаж (списания).

3. Централизованное хранение справочников и архивов документов по закупочной деятельности

• Создание и поддержание в актуальном состоянии централизованной системы справочников, используемых в закупочной деятельности, включая номенклатурный справочник оборудования и материалов, справочник складов и т.п.;
• Формирование реестров всех зарегистрированных в системе документов по прошедшим, текущим и будущим закупочным кампаниям;
• Возможность создания настраиваемых под различных пользователей реестров документов.

Система PM.procurement предоставляет широкие возможности в части централизованного хранения и поддержания в актуальном состоянии справочников и документов, составляющих необходимое в рамках проекта документационное обеспечение для управления закупочной и складской деятельностью. В модуле пользователи имеют возможность вести ряд справочников, включая справочник оборудования и справочник складских помещений, а также хранить реестр всех зарегистрированных документов по прошедшим, текущим и будущим закупочным кампаниям.

4. Планирование и контроль конкурсных мероприятий

• Регистрация конкурсных мероприятий с поставщиками оборудования с возможностью формирования лотов на поставку оборудования и планированием платежей;
• Формирование архива предложений по проводимым конкурсным мероприятиям от всех поставщиков с регистрацией предложения-победителя;
• Автоматическое получение данных о требуемых сроках и объемах закупки материально-технических ресурсов на основании данных календарно-сетевого графика ПО Oracle Primavera.

В рамках модуля PM.procurement реализован широкий функционал, предназначенный для проведения планирования и контроля конкурсных мероприятий с поставщиками оборудования. Он позволяет регистрировать само конкурсное мероприятие, выбирать предложение-победителя, сохраняя при этом архив всех поступавших от поставщиков предложений. Система также позволяет автоматически получать данные о требуемых сроках и объемах закупки материально-технических ресурсов по данным графиков ПО Oracle Primavera, на основании которых могут формироваться лоты на поставку оборудования и материалов в модуле PM.procurement.

5. Контроль поставляемого оборудования и исполнения договорных обязательств

• Регистрация различных типов договоров на закупку материалов и оборудования, включая разовые и рамочные, с возможностью регистрации дополнительных соглашений и хранения истории по договорам;
• Контроль исполнения бюджета в рамках договорной деятельности;
• Регистрация документов, подтверждающих фактические поставки оборудования и материалов, и финансирование в рамках договорных обязательств;
• Передача информации о договорных сроках поставки оборудования и материалов в календарно-сетевой график ПО Oracle Primavera;

Функционал модуля позволяет пользователям создавать не только основные договоры поставки, но и дополнительные, рамочные соглашения. Система предполагает также формирование комплексных договоров, включающих как оказание услуг, так и поставку материально-технических ресурсов. В рамках договора имеется возможность регистрировать фактические поставки. Интеграционные возможности модуля позволяют передавать ограничения по договорным срокам поставки оборудования и материалов в календарно-сетевой график проекта ПО Oracle Primavera.

6. Планирование и контроль затрат и финансирования закупочной деятельности

• Планирование, контроль и прогнозирование бюджета проекта с учетом закупочной кампании, в т.ч. статей затрат на закупку материалов и оборудования;
• Формирование плана финансирования по каждому договору;
• Установление бюджетных ограничений на статьи затрат проекта, а также контроль их освоения в процессе формирования договоров с подрядными организациями;
• Планирование и контроль взаиморасчетов в рамках договорных обязательств, как по каждому договору, так и по проекту в целом.

Модуль PM.procurement дает возможность осуществлять прогнозирование целевого бюджета закупочной кампании в целом с возможностью планирования и корректировки текущего бюджета каждой отдельной статьи затрат. При этом для конкретной статьи затрат может быть установлено бюджетное ограничение, а в процессе формирования договоров с подрядными организациями может вестись контроль освоения бюджета по данной статье затрат. В рамках конкретного договора формируется календарь платежей путем использования готовых моделей оплат, позволяющих учитывать такие параметры, как дата заключения конкретного договора, плановая дата и периодичность поставки. Планирование и контроль взаиморасчетов в рамках договорных обязательств может осуществляться как по каждому договору, так и по проекту в целом.

7. Консолидированная отчетность по закупочной деятельности с различным уровнем детализации

• Формирование отчетности на основании данных нескольких систем;
• Построение как графических, так и табличных отчетов;
• Возможность переноса данных из отчетов в MS Excel;
• Адаптация форм отчетности к шаблонам, используемым в компании.

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, в том числе ПО Oracle Primavera с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения табличных отчетов позволяет пользователям системы использовать различные функции фильтрации и группировки для получения требуемых данных, а так же адаптировать отчетные формы под стандарты управленческой отчетности принятые внутри предприятия.

8. Гибкая система ролей и прав пользователей

• Настройка ролей системы по требованию заказчика;
• Разграничения прав доступа к документам и справочникам системы с учетом прав в ПО Oracle Primavera;
• Разграничение прав на создание, изменение, утверждение, удаление документов и справочников системы;
• Регистрация действий пользователей в системе.

Система позволяет настраивать права доступа для различных ролей системы. Настройка осуществляется с учетом требований компании-заказчика как на уровне доступа к справочникам и документам системы, так и на уровне прав доступа к проектам в ПО Oracle Primavera. Функционал системы позволяет разграничивать также права на создание, удаление и изменение объектов системы с регистрацией всех производимых пользователем действий в специальном журнале, доступном администратору системы.

9. Интеграция системы в IT-инфраструктуру компании-заказчика

• Возможность гибкого внедрения системы в существующую корпоративную среду, созданную как на промышленных решениях, так и разработанную собственными силами;
• Использование различных механизмов и протоколов обмена данными, в том числе XML, SOAP, ActiveX и др.;
• Использование существующих технических и методических решений по обмену данными со сторонними системами.

Встроенные в систему механизмы интеграции позволяют внедрить решение в существующую в компании-заказчика корпоративную IT-инфраструктуру, используя различные механизмы и протоколы обмена данными (XML, SOAP, ActiveX, др.) со сторонними решениями и платформами. Использование существующих технических и методических решений по обмену данными со сторонними решениями позволит ускорить процесс внедрения комплексного решения и обеспечить обмен требуемыми данными.

10. Сертифицированное программное обеспечение на базе промышленной платформы с возможностью адаптации и масштабирования системы

• За счет использования промышленной платформы для создания решения его адаптация и масштабирование может производиться как сторонними организациями, так и собственными силами компании-заказчика;
• Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения - от персонального однопользовательского до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий;
• Возможность различных вариантов хранения данных, в том числе используя промышленные СУБД.

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, включая ПО Oracle Primavera, с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения отчетов позволяет пользователям применять различные функции фильтрации.

11. Техническая и методическая поддержка созданной системы

• В состав поставки программного обеспечения входят инструкции как пользователей, так и администраторов системы;
• ГК «ПМСОФТ» готовит специалистов на авторизованных курсах для работы с решением, внедренным у Заказчика;
• Техническая поддержка, осуществляемая ГК «ПМСОФТ», предназначена для оказания помощи пользователям в работе с системой;
• Пользователи системы в рамках технической поддержки имеют возможность бесплатно получать обновления программного обеспечения.

В состав поставки программного обеспечения входят инструкции пользователей и администраторов системы. ГК «ПМСОФТ» осуществляет техническую поддержку системы в виде бесплатных обновлений программного обеспечения и помощи специалистов компании пользователям системы при работе с ней. ГК «ПМСОФТ» также готовит специалистов на авторизованных курсах для работы с решением, внедренным у Заказчика. 

Информация о прошлых версиях программы