Решение PM.portal позволяет организовать единое информационное пространство, обеспечивающее совместную работу всех участников проектной деятельности.

 

Зачем нужен Проектный портал?

Современные условия требуют от участников проектной деятельности мгновенной реакции на изменения в проектах. Одной из возникающих на данном этапе проблем для современных организаций, занимающихся проектной деятельностью, является наличие информационного хаоса. Сотрудникам сложно быстро найти необходимые данные, провести оперативный анализ текущей ситуации по проекту. Время, потраченное на поиск информации, оборачивается упущенной прибылью или прямыми финансовыми потерями.

Проектный портал нужен когда:

• Отсутствуют эффективные коммуникации внутри проектных команд
• Существует большая сложность при информационном обмене с участниками из внешнего окружения проекта
• Согласование документов по проекту отнимает массу времени, существует необходимость в автоматизации рутинных бизнес-процессов
• Отсутствует единое хранилище документов по проектам, на поиск информации тратится большая часть рабочего времени
• Поручения по проекту не исполняются, слабый контроль исполнения поручений
• Приходится работать вне офиса, отсутствует доступ к актуальной информации
• Сложно собрать информацию по проектам в одном месте

 

В глобально-распределённой среде участникам проектной деятельности необходимо предоставлять эффективные инструменты и данные, которые им нужны для совместной работы и оперативного принятия решений в любое время в любом месте.

 

Почему портал проектный?

Для решения разных задач используются разные информационные системы. Проектный портал это решение, которое выступает, как единое информационное пространство, обеспечивающее совместную работу всех участников проектной деятельности. Основной акцент функциональных возможностей Проектного портала направлен на решение коммуникативных, организационных и других задач, связанных с администрированием проектной деятельности организации.

Портал позволяет организовать эффективный обмен необходимой документацией между всеми участниками проектной команды, повысить продуктивность работы за счет единого механизма контроля исполнения поручений, сократить трудозатраты на формирование отчетности о ходе реализации проектов. Организовать оперативный доступ из любой точки мира, в том числе и с мобильных устройств, с разграничением прав доступа на файлы, папки, любые другие информационные объекты.

Портал ориентирован не только на организацию взаимодействия сотрудников по проектам, но и на предоставление высшему руководству и лицам принимающим решения аналитической информации по всему портфелю проектов за счет интеграции с комплексной системой управления проектами.  

Какие задачи решает Проектный портал?

• Контроль статуса основных событий по проекту, отображение актуального графика проекта
• Организация проектного документооборота, совместной работы и централизованного хранилища проектной документации
• Процедуры согласования документов в соответствии с регламентированными бизнес-процессами
• Отслеживание версионности документов и ведение журнала всех опубликованных и промежуточных версий документа
• Поиск документов по атрибутам и содержанию
• Ведение протоколов совещаний, эффективный механизм контроля исполнения поручений
• Фиксация всех поручений, определенных в ходе совещаний, контроль их выполнения
• Гибкая система уведомлений по электронной почте обо всех изменениях по проектам
• Актуальная информация, ключевые показатели по проекту или портфелю проектов из ИСУП Oracle Primavera в интерфейсе Проектного портала
• Организация взаимодействия участников проектной команды
• Круглосуточный доступ к актуальной информации по проектам в соответствии с полномочиями
• Формирование сводной интерактивной отчетности

Какие модули входят в состав Проектного портала?

Решение включает в себя состав типовых модулей, изображенный на рисунке ниже. Каждый из модулей может быть внедрен по отдельности. В процессе внедрения решение так же может быть дополнено модулями, разработанными «под заказ» для выполнения требований конкретного Заказчика.

Как работать с мобильных устройств на портале?

К любой информации на портале можно получить доступ с мобильного телефона или планшета (с учетом прав доступа конкретного пользователя и настроенных политик безопасности). Работа с мобильного устройства обеспечивает гибкий доступ к содержимому портала, что позволяет сотрудничать с коллегами, совместно работать с документами, просматривать обновленную информацию на портале и всегда оставаться на связи. Для работы с содержимым портала существует большое множества различных приложений. ЗАО «ПМСОФТ» осуществляет работы по подключению и настройке приложений с учетом специфики Проектного портала для конкретного Заказчика.

Помимо получения оперативного доступа к содержимому Проектного портала. Мобильные устройства или планшеты можно подключать к аналитическому хранилищу, где собирается вся информация по проектной деятельности. ЗАО «ПМСОФТ» реализует возможность такого подключения и обеспечивает представление информации в предельно наглядной, привлекательной форме и интерактивной форме. Отчеты, ранее предоставляемые в табличном виде, приобретают визуализированый вид и создают новые возможности для анализа деятельности и принятия управленческих решений.

Управление отчетами осуществляется при помощи технологий Swipe и Drill-down, т.е. управлением при помощи жестов. Технология навигации внутри приложения на мобильном устройстве позволяет легко найти конкретный отчет, используя выборку по виду визуализации, папке хранения, серверу отчетности или по названию отчета.

Помимо online обновления отчетов существует возможность работать с ранее загруженными отчетами, независимо от наличия выхода в интернет – в машине, в самолете и любом другом месте, где вы можете оказаться.