PM.contract - планирование и контроль закупочной деятельности

Решение PM.contract предназначено для автоматизации закупочной деятельности в части услуг в проектно-ориентированной компании. Решение необходимо для автоматизации полного цикла закупочной деятельности от регистрации конкурсных процедур до контроля выполнения обязательств по заключенным договорам. Интеграция решения с календарно-сетевыми графиками ПО Oracle Primavera позволяет снизить трудозатраты, как на подготовку данных по проводимым конкурсным процедурам, регистрируемым в системе, так и трудозатраты, связанные с контролем договорной деятельности. Функционал, реализованный в модуле, позволяет детально планировать и контролировать целевой бюджет проекта, а так же планировать и контролировать финансирование проекта с учетом графика выполнения работ.

Функционал, реализованный модуле, позволяет автоматизировать договорную деятельность ген. подрядной организации, учесть связь генподрядных и субподрядных контрактов. Реализовано сквозное отслеживание выполнения и оплаты работ, контроль кассовых разрывов.

Основной функционал:

• Планирование и контроль проведения конкурсных процедур на услуги и сервис с учетом данных календарно-сетевого графика
• Формирование единого реестра тендеров по проведенным, текущим и будущим конкурсам с коммерческими предложениями по каждому конкурсу
• Формирование и контроль основных типов договоров закупочной деятельности в части услуг и сервиса на основании данных по работам календарно-сетевого графика одного или нескольких проектов

  
  
  

• Планирование и контроль целевого бюджета на услуги и работы по проектам, по договорам, в разрезе периодов времени, с возможностью коррекции и контроля отклонений
• Формирование плана освоения по договору на основании данных по работам календарно-сетевого графика с возможностью детализации до месячного выполнения. Формирование и контроль исполнения плана финансирования в рамках проекта на основании преднастроенных схем, с возможностью его пересмотра на основании данных календарно-сетевого графика
• Визуализация плана выполнения работ по договору в формате диаграммы Ганта.

  
  
  

• Возможность формирования договоров страхования, с учетом фиксирования суммы вероятной страховой суммы.
• Возможность фиксации банковских гарантий, депозитов, с дальнейшим отслеживанием погашения или выплаты
• Контроль выполнения договоров на основании актов закрытия работ (аналог КС-2), , актов закрытия этапов работ
• Контроль фактических платежей по заключенным договорам с возможностью контроля отклонений от планируемых показателей.
• Контроль возвратов по выполнению и платежам
• Оповещения пользователей о планируемых или произошедших событиях с помощью преднастроенных маркеров
• Стандартный пакет отчетов в системе.

  
  
  

  
  
  

Удобный интерфейс для планирования и контроля закупочной деятельности проектно-ориентированной компании

• Визуально отображен основной процесс системы с возможностью быстрого доступа к основным функциям, справочникам, отчетам системы;
• Возможность адаптации интерфейса для различных ролей пользователей системы;
• Эффективная система напоминаний встроенная в интерфейс системы;

Интерфейс решения PM.contract обеспечивает пользователям быстрый доступ к основным функциям, справочникам и отчетам системой. При этом ее интерфейс может быть гибко настроен под конкретного пользователя в зависимости от его функциональных потребностей и предоставленных ему прав доступа к объектам системы. Эффективная система напоминаний, встроенная в интерфейс, автоматически обеспечивает своевременное напоминание о задачах по актуальным для ответственного пользователя документам.

Централизованное хранение справочников и архивов документов по закупочной деятельности

• Создание и поддержание в актуальном состоянии централизованной системы справочников, используемых в закупочной деятельности;
• Формирование реестров всех зарегистрированных в системе документов по прошедшим, текущим и будущим закупочным компаниям.

Функционал системы PM.contract позволяет пользователям вносить, хранить и поддерживать в актуальном состоянии основные справочные данные, необходимые для автоматизации всех процессов закупочной деятельности в части услуг, начиная от организации конкурсных мероприятий и планирования договорных отношений, кончая отслеживанием выполнения взятых по договору обязательств. Система дает возможность разграничивать права пользователей на внесение, изменение и удаление справочных данных, что позволяет выделять ответственных за конкретные справочники системы.

Планирование и контроль конкурсных мероприятий

• Регистрация конкурсных мероприятий с заказчиками и подрядчиками;
• Формирование архива предложений от всех участников по проводимым конкурсным мероприятиям;
• Автоматизация процесса подготовки документов по конкурсным мероприятиям за счет интеграции с ПО Oracle Primavera.

Система предполагает автоматизацию связанных с конкурсной деятельностью процессов, включая подготовку содержания проводимого конкурса, в т.ч. на основании интеграционной связи с ПО Oracle Primavera; формирование перечня поданных или полученных коммерческих предложений, а также выбор предложений-победителей. При этом функционал системы позволяет хранить полную информацию о всех прошедших, текущих и будущих конкурсных мероприятиях в виде реестра тендерных заявок и предложений.

Контроль выполнения работ и исполнения договорных обязательств

• Регистрация в системе различных типов договоров как с заказчиками, так и с подрядчиками;
• Автоматизация процесса формирования договоров за счет интеграции с ПО Oracle Primavera.
• Взаимосвязь генподрядных и субподрядных контактов, сквозное отслеживание выполнения и оплат.
• Формирование плана освоения по договору, на основании работ из календарно-сетевого графика
• Формирования плана финансирования по каждому из договоров;
• Контроль исполнения бюджета в рамках договорной деятельности;
• Регистрация документов, подтверждающих фактическое выполнение и финансирование в рамках договорных обязательств;
• Автоматизация процесса формирования договоров за счет интеграции с ПО Oracle Primavera.

Система PM.contract поддерживает различные типы договоров, позволяющих, с одной стороны, учитывать специфику договорной деятельности в разных компаниях, а с другой - в рамках проектной деятельности одной организации реализовать полный цикл договорных отношений – от планирования договора с заказчиками и подрядчиками до контроля исполнения обязательств по нему. Возможность системы осуществлять обмен данными с ПО Oracle Primavera позволяет автоматизировать процесс формирования содержания договора в части сроков его выполнения и стоимости на основании календарно-сетевого графика проекта. Зарегистрированный договор системы содержит в себе помимо данных о сроках и стоимости, сведения о статьях затрат, плане финансирования, составе документов, позволяющих отслеживать объемы выполненных работ и финансирования по данному договору.

Планирование, контроль, прогнозирование затрат и финансирования закупочной деятельности

• Фиксация в системе целевого бюджета, с распределением по статьям затрат
• Возможность выделения бюджета по периодам времени, под каждый конкретный договор;
• Установление бюджетных ограничений на статьи затрат проекта, а также контроль их освоения в процессе формирования договоров с подрядными организациями;
• Планирование и контроль взаиморасчетов в рамках договорных обязательств, как по каждому договору, так и по проекту в целом
• Автоматизация процесса формирования актов выполненных работ за счет интеграции с ПО Oracle Primavera.

Реализованный в системе функционал позволяет формировать целевой бюджет закупочной компании и контролировать его исполнение, а также отслеживать лимит освоения по договорам с исполнителями, учитывая бюджетные ограничения проектных статьей затрат. За счет централизованного хранения всех договоров с заказчиками и исполнителями функционал системы позволяет планировать и контролировать текущие и будущие взаиморасчеты между ними с учетом договорных обязательств.

Консолидированная отчетность закупочной деятельности с различным уровнем детализации

• Формирование отчетности на основании данных нескольких систем;
• Формирование отчетности, с помощью использования встроенного конструктора отчетов;
• Построение как графических, так и табличных отчетов;
• Возможность переноса данных из отчетов в MS Excel;
• Адаптация форм отчетности к шаблонам, используемых в компании;

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, в том числе ПО Oracle Primavera с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения отчетов позволяет пользователям системы использовать различные функции фильтрации и группировки для получения требуемых данных, а так же адаптировать отчетные формы под стандарты управленческой отчетности, принятые внутри организации.

Гибкая система ролей и прав пользователей

• Адаптация ролей системы по требованиям заказчика;
• Разграничения прав доступа к документам и справочникам системы с учетом прав в ПО Oracle Primavera;
• Разграничение прав на создание, изменение, утверждение, удаление документов и справочников системы;
• Регистрация действий пользователей в системе в специальном журнале.

Система позволяет настраивать права доступа к данным для различных ролей системы. Настройка осуществляется с учетом требований компании-заказчика как на уровне доступа к справочникам и документам системы, так и на уровне прав доступа к проектам в ПО Oracle Primavera. Функционал системы позволяет разграничивать также права на создание, удаление и изменение объектов системы с регистрацией всех производимых пользователем действий в специальном журнале, доступном администратору системы.

Интеграция в существующие корпоративные информационные системы

• Внедрения системы в существующую корпоративную среду, созданную как на промышленных решениях, так и разработанную собственными силами;
• Использование различных механизмов и протоколов обмена данными, в том числе XML, SOAP, ActiveX и т.д.;
• Использование существующих технических и методических решений по обмену данными со сторонними системами;

Встроенные в систему механизмы интеграции позволяют внедрить решение в существующую корпоративную IT инфраструктуру, используя различные механизмы и протоколы обмена данными(XML, SOAP, ActiveX и т.д.) со сторонними решениями и платформами. Использование существующих технических и методических решений по обмену данными со сторонними решениями позволит ускорить процесс внедрения комплексного решения и обеспечить обмен требуемыми данными.

Сертифицированное программное обеспечение на базе промышленной платформы с возможностью адаптации и масштабирования системы

• За счет использования промышленной платформы для создания решения его адаптация и масштабирование может производиться как сторонними организациями, так и собственными силами компании-заказчика;
• Технологическая платформа обеспечивает различные варианты работы прикладного решения - от персонального однопользовательского до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий;
• Возможность различных вариантов хранения данных, в том числе используя промышленные СУБД.

Система предоставляет возможность создания консолидированной отчетности, содержащей данные из нескольких систем, включая ПО Oracle Primavera, с возможностью переноса сформированных отчетов в MS Excel. Встроенная система построения отчетов позволяет пользователям применять различные функции фильтрации и группировки для получения требуемых данных, а так же адаптировать отчетные формы под стандарты управленческой отчетности принятые внутри предприятия.

Техническая и методическая поддержка созданной системы

• В состав поставки программного обеспечения входят как инструкции пользователей, так и инструкции администраторов системы;
• ГК «ПМСОФТ» готовит специалистов на авторизованных курсах для работы с решением, внедренным у Заказчика;
• Техническая поддержка, осуществляемая ГК «ПМСОФТ» всегда поможет пользователям в работе с системой;
• Пользователи системы в рамках технической поддержки могут бесплатно получать обновления программного обеспечения.

В состав поставки программного обеспечения входят инструкции пользователей и администраторов системы. ГК «ПМСОФТ» осуществляет техническую поддержку системы в виде бесплатных обновлений программного обеспечения и помощи специалистов компании пользователям системы при работе с ней. ГК «ПМСОФТ» также готовит специалистов на авторизованных курсах для работы с решением, внедренным у Заказчика.

Информация о прошлых версиях программы