Новости
Корпоративный подход к управлению проектами: поиграем вместе
Опубликовано в PCWEEK
Нынче модно стремиться к достижению синергетического эффекта в работе коллектива, когда каждый его сотрудник достигает максимальной самореализации, а коллектив в целом помимо выдающихся финансовых результатов получает ни с чем не сравнимое удовольствие от того, что действует как единый отлаженный организм.
Достижение такого синергизма - это уже не идеальный образ, а следствие конкретных действий. В том числе и в освоении продвинутых средств информационных технологий, аккумулировавших в себе опыт многочисленных специалистов, участвовавших в реализации проектов в разных отраслях.
Область управления проектами, казалось бы такая хорошо изученная, вдоль и поперек освоенная, начинает сверкать новыми гранями за счет использования современных программных продуктов. И то, что еще вчера казалось невозможным (в виду масштабности и сложности задач), сегодня оказывается прогнозируемым и реализуемым. Даже вожделенный синергизм.
Без СУПа с многообразием не справиться
Директор крупной российской инвестиционной корпорации, посоветовавшись с бизнес-аналитиками, решил, что неплохую прибыль может принести запуск пивоваренного завода. Он получил нужные документы от местных властей, и все, что ему дополнительно потребовалось сделать - это сесть за компьютер, кратко сформулировать задачу, определить желаемые сроки и бюджет строительства. Щелчок мышкой - и проект запущен. Директор не сомневается, что топ-менеджеры, засучив рукава, уже принялись за работу. Это подтверждают ежедневные оперативные отчеты.
Возможен ли такой соблазнительный сценарий на практике? В идеале, да - при условии, что в корпорации есть автоматизированная СУП (Система Управления Проектами). Обычно в организации ведутся десятки, сотни, а иногда и тысячи проектов (в зависимости от ее размера), между которыми возникает множество взаимосвязей. Уследить за ними, проконтролировать все процессы вручную и удержать в головах даже выдающихся управленцев очень сложно. А для соответствующим образом настроенной СУП это не составит труда. Она в любой момент обеспечит полную, достоверную и оперативную информацию по проектам и сформирует взгляд на любой проект или группу проектов с заданной степенью детализации.
Конечно, СУП в той или иной форме существует в любой компании, которая ставит перед собой цели и управляет процессом их достижения, выделяя соответствующие ресурсы. СУП может быть неэффективной, несовершенной, плохо работающей, излишне забюрократизированной (или, наоборот, формально не зафиксированной), но в каком-то виде она присутствует всегда. Переход к автоматизированной СУП обычно требует большей формализации, что в дальнейшем позволяет избавиться от рутины и, как правило, приводит к значительному увеличению эффективности СУП в целом за счет экономии времени квалифицированного персонала.
Преимущества корпоративного размаха
Наибольший эффект автоматизированная СУП приносит в ситуациях, когда она применяется в масштабах всей корпорации (для последней обычно характерна сложная, иерархическая структура управления) и связанных с ней подчиненных предприятий, где с помощью такой системы производится общее планирование и контроль за большим числом проектов и дополнительными аспектами деятельности. Система позволяет, анализируя модельные сценарии "Что- Если...", определить оптимальное соотношение продолжительности проекта, объема бюджета и загрузки ресурсов, а также снять значительное число негативных моментов, связанных прежде всего с неэффективностью глобального планирования, перерасходом бюджетных средств, затягиванием сроков, неоптимальным распределением ресурсов, сложностью контроля за тысячами процессов и большими объемами ежедневной рутинной работы. Кроме того, системным рискам наиболее подвержены крупные организации.
Реальную пользу, приносимую информационной системой управления проектами, можно измерить достаточно точно. Она выражается в экономии ресурсов при достижении управленческих целей. Проекты укладываются в сроки - это важно как с финансовой точки зрения (удается обойтись без дополнительных работ и накладных расходов), так и с маркетинговой (поддерживается положительный имидж компании на рынке). Сокращаются объемы рутинных работ, связанных с контролем подрядных организаций. Оперативный доступ к важнейшей информации по проекту (сроки, объемы, затраты) позволяет быстро реагировать на возникающие ситуации и принимать адекватные решения, используя достоверные данные. Руководитель в каждый момент времени может выяснить, на каком этапе находятся проекты, кто и насколько эффективно в них трудится.
Кроме того, начинают работать коммуникации - один из важнейших управленческих ресурсов. СУП, построенная на базе компьютерных технологий, дает возможность синхронизировать, контролировать и управлять взаимодействием сотрудников внутри компании, а также связями с внешними участниками. Актуальная информация достигает адресата своевременно, а не после того, когда он уже принял решение на основе "вчерашних" данных.
СУП, используемая в масштабе корпорации, существенно снижает нагрузку на управленческий персонал. Возникающие в ходе работ изменения фиксируются в едином хранилище данных и, при необходимости, учитываются в виде дополнительных соглашений. Такая возможность автоматизированной СУП, как планирование работ и прогноз различных ситуаций развития проекта, позволяет проводить анализ затрат, способов распределения финансов по различным проектам, определять наиболее оптимальные пути реализации намеченных работ.
Приглашаем познакомиться лично
Проблемы, стоящие перед руководителем корпорации или проектной организации, многочисленны и разнообразны. По этой причине у директоров иногда складывается ошибочное мнение о сложностях, которые компьютерные системы управления проектами якобы привносят в худо-бедно, но все же работающее предприятие - дескать, зачем нам лишняя головная боль. Причина подобного суждения порою кроется в их недоступности для руководителя, который хотел бы "пощупать" систему своими руками, познакомиться с ее особенностями на практике, а не в результате рассказа консультанта о назначении кнопочек и меню. Отношение директора резко меняется, если ему удается лично проверить, действительно ли это то, что ему надо.
Одним из наиболее эффективных способов ознакомления топ-менеджмента со сложными в технологическом смысле продуктами заслуженно считается демонстрация возможностей таких продуктов на практике. К примеру, знакомство с системой управления, уже функционирующей у конкретного клиента, сильно меняет первоначальные представления потенциальных пользователей, так как в дополнение к принципам построения подобных систем (о них можно узнать в компании-поставщике) им удается понять особенности работы и определить типовые проблемы, связанные с процессом внедрения. Однако попытка подобной демонстрации обычно наталкивается на сопротивление счастливого обладателя СУП, который не желает, чтобы его постоянно отрывали от работы многочисленные экскурсии. Кроме того, наработанные решения, закрепленные в стандарте предприятия, чаще всего являются коммерческой тайной и не предназначены для демонстраций сторонним организациям. Как же быть? Тем более, что интересующихся значительно больше, чем пользователей, уже внедривших автоматизированную СУП.
Компания ПМСОФТ (www.pmsoft.ru) предлагает испытанный и эффективный способ - деловую (ролевую) игру, который ранее уже использовался ею для демонстрации управления крупным строительным проектом в рамках генподрядной организации на примере строительства мостов. (Тогда базовым программным продуктом был Primavera Project Planner.)
Нынешний интерес к корпоративным СУП, а также опыт, накопленный при работе с пользователями, привели к необходимости создать новую деловую игру "Как заставить события двигаться. Корпоративные системы управления".
Деловая игра моделирует в сжатом масштабе времени ход строительства промышленного объекта и управление этим проектом с помощью ключевых программных продуктов Primavera: серия Primavera Enterprise и серия Primavera Expedition.
Такой подход позволяет в полной мере исследовать возможности предлагаемого решения, так как он построен на основе практического примера, и помогает оценить применяемые продукты с точки зрения разных организаций - участников проекта: Корпорации (Заказчика), Проектного института (Генпроектировщика), Строительной компании (Генподрядчика), а также их сотрудников.
Взрослые тоже играют с удовольствием
Действующие лица и исполнители деловой игры:
Увертюра.
1. Руководитель проектов Корпорации получает заказ на строительство теплоэлектростанции (ТЭС) в городе N и отправляет задание на разработку проектной документации в Проектный институт (Генпроектировщику). Одновременно он ищет толкового Генподрядчика, способного впоследствии выполнить комплекс необходимых строительных работ.
2. Главный инженер Проектного института поручает разработку проекта заранее назначенному ГИПу, оговаривая сроки и стоимость работ.
3. По завершении первого этапа проектирования, Генподрядчик (строительная организация) приступает к строительству ТЭС, разработав и согласовав с Заказчиком график строительно-монтажных работ и бюджет проекта.
4. С многочисленными поставщиками согласуются сроки поставок и заключаются договора. Распределяется бюджет проекта. Ход поставок в реальном времени отображается в автоматизированной системе.
5. В случае незапланированных задержек поставок (переноса сроков) в корпоративный график работ в оперативном режиме вносятся изменения, которые автоматически сквозным образом переносятся во все взаимосвязанные организации, вызывая перепланирование.
Выдающиеся способности главной героини
Для обеспечения контроля над всеми деталями каждого проекта Корпорации (а их может быть сотни и даже тысячи!) и для получения сводной информации сотрудники Корпорации используют программные продукты компании Primavera из серии Primavera Enterprise: Primavera Project Planner for the Enterprise (P3e) для управления группой взаимосвязанных проектов в условиях совместной работы нескольких пользователей, а также Web-решение Primavision, ориентированное на руководителей и позволяющее анализировать текущее состояние проекта с разных точек зрения. P3e дает возможность, в частности, выявлять взаимное влияние проектов друг на друга в условиях ограниченных ресурсов.
С помощью P3e руководство Корпорации планирует и составляет бюджет, инициирует проекты, согласует их с Исполнителями, анализирует и координирует ход работ Проектировщика и Генподрядчика, управляет на основе выбранных критериев оценки и различных показателей и выполняет все необходимые действия, вплоть до закрытия проекта. P3e способна формировать общую картину всех, нескольких или одного конкретного проекта, проводить укрупненный анализ по выбранным категориям, статьям затрат и структуре работ, позволяет выполнять контроль сроков и отслеживать фактические результаты.
Исполнители (Проектировщик и Генподрядчик), получив задание от Корпорации, с помощью P3e разрабатывают иерархическую структуру проекта, распределяют ответственность и обязанности конкретных исполнителей, определяют объемы финансирования по отдельным этапам и собственным подразделениям. Для формирования расписания проекта используются диаграммы Ганта, PERT-представление, ресурсные диаграммы, позволяющие проанализировать рассчитанное расписание и результаты выравнивания ресурсов по работам и объектам. Определяются трудовые и нетрудовые ресурсы, соответствующие затраты и способы их контроля.
Вся информация о выполненных работах, поступающая от непосредственных исполнителей, собирается в общем репозитории, где происходит автоматическое обновление соответствующих сведений о проекте.
В детализированном графике Генподрядчика определяются работы, которые передаются на выполнение внешним организациям - поставщикам и подрядчикам. Для этого заключаются соответствующие договора, фиксируются в системе сопровождения договорных обязательств Primavera Expedition и затем отслеживаются на каждом этапе их выполнения (от подписания до сдачи работ и закрытия).
С помощью Primavera Expedition автоматизируются все ключевые элементы стандартных процессов сопровождения договоров. Система позволяет вводить подробные сведения о заключаемом договоре, который привязан к конкретному проекту, и затем отслеживать ход его согласования до момента окончательного подписания.
В дальнейшем данные о выполненных работах, поступающие от подрядчиков или ответственных лиц, вносятся в журналы регистрации поставок материалов, суточных отчетов, отслеживания разработки и согласования проектной документации и др. Они автоматически привязываются к исходному договору, что позволяет при необходимости изучить всю его историю. Параллельно с этим в детализированный Генподрядчиком календарный график заносятся сведения о выполненных в рамках проекта работах, использованных материально-технических и финансовых ресурсах и отработанных человеко-часах.
Таким образом, к моменту окончания отчетного периода в системе накапливается вся информация о выполнении подрядных работ и собственных работ Генподрядчика. Эта информация может использоваться для автоматического формирования актов выполненных работ, счетов и других сводных отчетов, а также для проверки корректности данных, поступающих от исполнителей.
Вносимые в проект изменения и корректировки документируются и присоединяются к исходному договору, а также учитываются в структуре затрат проекта. Это позволяет управляющему проектом и руководителю предприятия быстро и точно оценивать изменение стоимости проекта в динамике, определять причины изменений, ответственных исполнителей и ненадежных подрядчиков. Primavera Expedition позволяет контролировать процесс согласования различных документов, отслеживать корреспонденцию, звонки, запросы подрядчиков и заказчиков и т. д.
На рабочем месте руководителя система может быть настроена на формирование оперативных предупреждений, возникающих в случае превышения сроков, объемов или стоимости работ, а также ряда других важнейших показателей. При этом с помощью Primavera Expedition руководитель может быстро перейти к исходному документу, связанному с выявленным отклонением и найти ответственного.
Если в организации одновременно ведется большое количество проектов, P3e и Primavera Expedition предоставляют Генподрядчику широкие возможности по формированию и обзору сводной информации и анализу работ как по одному, так и по нескольким проектам (при этом их можно группировать по множеству критериев - уровням готовности, местам проведения, рискам и т. п.). Primavera Expedition определяет наиболее приоритетные для каждого пользователя задачи и требующие обработки документы, контролирует графики рассмотрения и согласования проектных материалов, фиксирует отклонения и сообщает о них ответственным лицам, отслеживает объемы и стоимость поставок. В Primavera Expedition ведется единая база данных документов, что позволяет определять стоимость запланированных и фактически выполненных работ и сформировать нужные платежные документы.
Проект можно просматривать с различных точек зрения - как с помощью средств подготовки отчетов Primavera Enterprise, так и с помощью собственных средств Primavera Expedition, позволяющих создать итоговый отчет на основании справок конкретных исполнителей. Primavera Expedition способна дать менеджерам ответы на вопросы типа "У кого на согласовании находится определенный материал? Утвержден ли такой-то документ? Кому направлены замечания? Подготовлены ли нужные спецификации?" и т. п.
Доступ к проектным данным возможен из браузера через модуль Primavera Expedition Express или с мобильных устройств (типа Palm) через модуль Primavera Expedition Mobile - например, когда инженеру на строительной площадке требуется ознакомиться с определенным чертежом и согласовать конкретные действия с руководством.
Отчеты по всем периодам, сведения о закрытии различных этапов и дополнительная оперативная информация постоянно стекаются в Корпорацию, которая в случае необходимости предпринимает меры по корректировке директивного плана (мастер-плана). Таким образом, обеспечивается и поддерживается непрерывная обратная связь между заказчиком и исполнителями.
СУП Primavera позволяет менеджерам проекта быть в курсе всех происходящих событий, понимать, что реально происходит на сооружаемом объекте, как идут работы, где и почему возникают проблемы и каким способом их лучше всего устранять.
Деловая игра демонстрирует все ключевые возможности корпоративной СУП: формирование общих и частных бюджетов, планирование финансовых потоков; составление детальных графиков работ; подготовку отчетов о выполнении различных этапов; контроль за ходом проекта; сквозное внесение изменений; управление выпуском проектно-сметной документации; согласование, сопровождение и закрытие договоров.
Прелести типового решения
На самом деле наша деловая игра - это нечто большее, нежели простая демонстрация возможностей программных продуктов Primavera. Она представляет собой готовое типовое решение, в котором реализован обобщенный опыт конкретных практических проектов ПМСОФТ и прописана организационная структура каждого участника (Корпорации, Генпроектировщика, Генподрядчика).
Такое решение можно использовать как основу для быстрого построения СУП на реальном предприятии. Потребность в детализации ролей возникает только на этапе настройки низших уровней системы, специфичных для конкретной организации и того вертикального рынка, на котором она работает. В целом же типовое решение не привязано к определенной предметной области, хотя в ходе игры демонстрируется проект строительства промышленного объекта.
Уже заложенный в систему опыт проверенных на практике решений позволяет в кратчайшие сроки и при минимальных затратах доработать его до полнофункциональной системы, учитывающей специфику конкретного предприятия (формы отчетности, периодичность обновления информации и т. д.).
После сказанного
Потребность в корпоративных системах управления проектами острее всего ощущается в интенсивно развивающихся компаниях, когда из месяца в месяц надо быстрее, дешевле и лучше работать в условиях рынка. Выполняя свою стратегическую миссию - гармоничного и динамичного развития бизнеса - эти компании вынуждены использовать распределенные организационные структуры (холдинги), механизмы эффективного распределения общего бюджета, оптимизацию портфеля взаимосвязанных заказов, совместное использование производственных мощностей и т.д. Без профессиональных средств автоматизации в этом случае не обойтись.
Переход к результативной эксплуатации компьютерной СУП на основе продуктов Primavera, которыми в России пользуются уже более 300 предприятий, при грамотной организации внедрения возможен в достаточно сжатые сроки. Это означает, что компания, ставящая своей стратегической целью неуклонное развитие, сможет очень быстро оценить открывшиеся ей новые перспективы.