Что такое управление проектами? Почему управление проектами является критическим фактором успешности бизнеса компании?

Не секрет, что многие руководители подчас не имеют четкого представления о том количестве проектов, которые ведутся в организации. Вследствие этого они ошибочно полагают, что проекты могут вестись только в машиностроении или строительстве. На самом же деле, методология управления проектами применяется в таких областях, как информационные технологии, разработка и продвижение на рынок новых продуктов, маркетинг, финансовые услуги, страхование, техническое обслуживание и ремонты, слияние и поглощение компаний, фармацевтика, управление персоналом, принятие стратегических решений и т.д.

В свете всего перечисленного проект можно определить как временное предприятие, направленное на создание уникального продукта или услуги за определенный период времени, средствами ограниченного набора трудовых и материальных ресурсов, в рамках согласованного бюджета и с надлежащим качеством.

Управление проектами - это совокупность знаний, навыков, инструментов и опыта выполнения проектов в указанные сроки, в рамках согласованного бюджета и с надлежащим качеством. Управление проектами обеспечивает организациям:

• Координацию всех проектов, ведущихся в рамках организации;
• Определение приоритетов при распределении ресурсов;
• Повышение эффективности коммуникаций по проектам на различных уровнях организационной структуры;
• Идентификацию и контроль рисков;
• Документирование опыта и навыков, полученных при реализации наиболее успешных проектов;
• Оптимизацию использования человеческих и материальных ресурсов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Исследования, проведенные в 103 американских компаниях, в которых была внедрена методология управления проектами, показали существенные улучшения в ведении бизнеса, управлении процессами и организацией в целом.

Для эффективного управления проектами организации нуждаются в руководителях проектов, являющихся профессионалами не только в области методологии, инструментария и средств управления проектами, но и обладающих междисциплинарными знаниями навыками, такими, как лидерство, управление командой проекта, управление конфликтами, ведение переговоров, навыками взаимодействия с персоналом, проведение презентаций и др. Американским институтом управления проектами (PMI - Project Management Institute) определено девять областей, названных Основами управления проектами (PMBOK - Project Management Body of Knowledge), знание и понимание которых необходимо для эффективного управления проектами. Основы управления проектами составляют:

• Управление интеграцией (Project Integration Management). Составная часть управления проектом, охватывающая процессы, необходимые для обеспечения надлежащей координации различных элементов проекта. Включает разработку плана проекта, исполнение плана проекта и комплексный контроль изменений;
• Управление содержанием (Project Scope Management). Составная часть управления проектом, охватывающая процессы, необходимые для обеспечения включения в состав проекта тех и только тех работ, выполнение которых обязательно для его успешного выполнения. Включает инициацию проекта, планирование содержания проекта, определение и проверку необходимого объема работ, контроль изменений содержания проекта;
• Управление сроками (Project Time Management). Составная часть управления проектом, охватывающая процессы, необходимые для обеспечения своевременного завершения проекта. Включает определение состава работ, установление последовательности выполнения работ, оценку длительностей работ, разработку графика проекта и контроль его исполнения;
• Управление затратами (Project Cost Management). Составная часть управления проекта, охватывающая процессы, необходимые для обеспечения завершения проекта с затратами в пределах утвержденного бюджета. Включает планирование ресурсного обеспечения, оценивание затрат, составление сметы и контроль затрат;
• Управление качеством (Project Quality Management). Составная часть управления проекта, охватывающая процессы, необходимые для обеспечения соответствия проекта тем потребностям, ради которых он был предпринят. Включает планирование качества, обеспечение качества и контроль качества;
• Управление коммуникациями (Project Communication Management). Составная часть управления проекта, охватывающая процессы, необходимые для своевременной и правильной выработки, сбора и распределения, хранения и окончательного размещения информации, связанной с проектом. Включает планирование информационного обеспечения, распределение информации, отчетность о ходе реализации проекта и административное закрытие проекта;
• Управление человеческими ресурсами (Project Human Resource Management). Составная часть управления проектом, охватывающая процессы, необходимые для наиболее эффективного использования труда и способностей людей, занятых в проекте. Включает организационное планирование, подбор персонала и развитие команды;
• Управление рисками (Project Risk Management). Управление рисками представляет процесс систематического выявления и анализа рисков и реагирования на них. Оно направлено на максимизацию вероятностей и последствий благоприятных событий и минимизацию вероятностей и последствий неблагоприятных событий, способных воспрепятствовать достижению целей проекта.

Перечисленные области знаний включают в себя процессы, которые должны быть внедрены на различных стадиях жизненного цикла проекта, таких, как инициация, планирование, исполнение, контроль и закрытие. Зачастую, эти процессы являются взаимосвязанными и результаты или выходы одного процесса являются входами для другого процесса.

В следующих частях публикации будут описаны основные положения PMBOK и их приложение на этапах жизненного цикла проекта.